Optimisation de l’horaire de cours et de l’utilisation des espaces à Catawba Valley Community College

Catawba Valley Community College (CVCC) était confronté à deux principaux problèmes de création d’horaires:

• Les cours offerts dans l’ordre suggéré pour les programmes étaient en conflit les uns avec les autres
• La majorité des cours se donnait dans une journée condensée de 3 à 4 heures.

En conséquence, il y avait un retard dans l’achèvement du programme des étudiants et ceux-ci devaient suivre des cours non associés à leur concentration respective afin d’obtenir un horaire complet.

Le collège devait résoudre ses problèmes d’horaires de cours et d’allocation d’espaces. Ils devaient trouver une solution pour créer un horaire semestriel sans conflit qui permettrait aux étudiants de suivre le nombre maximum de cours en fonction de la séquence de cours suggérés pour chaque programme. Ils devaient également accroître l’utilisation et l’efficacité des installations tout en se concentrant sur les besoins des étudiants plutôt que sur les préférences des professeurs.

Après en avoir convenu que l’administration du CVCC serait responsable de l’implantation de la nouvelle approche de création des horaires et que l’objectif principal de cette initiative était de créer un changement positif pour les étudiants. Les processus existants ont dû être redéfinis pour assurer une transition en douceur et des résultats concluants. Un nouveau processus de demande de modification d’horaire serait établi de façon à ce que l’approbation du doyen soit requise et une justification valable des modifications demandées serait clairement documentée par la suite. Tout le monde a convenu qu’une fois définis, ces nouveaux processus seraient communiqués au personnel enseignant du collège avant le lancement du plan d’implantation.

Avec l’implémentation de la solution de création d’horaires Infosilem Timetabler, le collège a procédé à la transition et a modifié les responsabilités de création d’horaires existantes ce qui a établi un processus de création d’horaires plus centralisé. Les départements ne choisissent plus les jours et les heures de cours. Infosilem Timetabler DCU, l’interface Web du système de création d’horaires d’Infosilem, a favorisé l’instauration d’un environnement de collaboration entre le bureau du registraire et les départements, ce qui a permis de générer facilement un horaire impartial et axé sur les étudiants, augmentant ainsi l’utilisation des installations et améliorant le processus de création d’horaires.

Grâce à leurs efforts de collaboration avec l’équipe d’Infosilem, le CVCC a réussi à établir un processus de création d’horaires centralisé et a mis en place de meilleures pratiques. Une efficacité accrue et d’importantes économies de coûts ont été observées. Par exemple, les changements suivants ont été observés:

• Réduction des cours-groupes qui doivent être offerts;
• Nette augmentation des inscriptions aux cours;
• Accélération du développement des horaires et de la configuration des classes dans le système d’information sur les étudiants;
• Stabilisation du nombre total d’inscriptions au collège;
• Augmentation de la disponibilité des installations pour des ajouts de cours en cas de besoin;
• Constance dans le nombre de cours offerts tout au long de la journée;
• Diminution de la charge de travail des conseillers pédagogiques pour aider les étudiants à créer un horaire;
• Augmentation de la satisfaction des étudiants face à leur horaire qui leur permet de terminer à temps;
• Simplification de la tâche de création de rapports de données sur l’efficacité accrue de la création d’horaires.

Le Catawba Valley Community College a été fondé en 1958 par le North Carolina Department of Public Instruction. À l’heure actuelle, plus de 5 000 étudiants sont inscrits chaque année à divers programmes collégiaux menant à un diplôme et à un certificat dans les domaines des affaires, de l’industrie et de la technologie, de la santé, des services publics, de l’éducation et des beaux-arts, ou dans des programmes de formation continue.

Jessica Page

Director of Curriculum & Facilities Management

«Timetabler et Timetabler DCU sont des outils puissants qui ont résolu de nombreux problèmes en matière de création d’horaires et de gestion des installations. Timetabler DCU contient les données actuelles du programme et les données historiques, ce qui permet aux directeurs de départements d’avoir accès aux données essentielles et nous donne la possibilité de créer des horaires efficaces et sans conflit qui sont axés sur les étudiants.»

Profil LinkedIn

Keith Mackie

Ed.D. Executive Vice President

«Nous avons connu un retour sur investissement immédiat grâce à une meilleure gestion de nos installations, des offres de cours plus rapides et une charge de travail réduite pour notre personnel. Plus important encore, l’accès rapide aux cours nécessaires a permis d’accroître la rétention et le succès des étudiants.»