Créée en 2015, la commune de Chemillé-en-Anjou est une « commune nouvelle » composée de 13 communes déléguées. Dans sa gestion des services à la population, ce sont les communes déléguées qui ont la charge de la gestion de l’état civil, de la gestion administrative des cimetières etc.
Magalie Body, Responsable accueil-état civil-élections, nous en dit plus sur l’utilisation de la solution e.magnus Gestion Relations Citoyens au quotidien.
Nous utilisons l’ensemble des modules métiers proposés dans le logiciel e.magnus gestion relations citoyens (élections, état civil, recensement citoyen, cimetières, formulaires, jurés d’assises et bouquet de formulaires, ndlr).
Comme nous sommes une « commune nouvelle », les missions sont réparties entre les agents des communes déléguées et notre service. Ainsi, les 13 communes déléguées ont la charge de la gestion des actes d’état civil ou encore le suivi et l’attribution des concessions funéraires.
De notre côté, nous nous occupons du paramétrage du logiciel et nous accompagnons nos collègues dans la réalisation de certaines missions comme la reprise d’emplacements funéraires.
Seule exception à cette répartition, la gestion des élections. Les communes déléguées saisissent les inscriptions de leurs électeurs et les tâches quotidiennes. Nous nous occupons de l’organisation des scrutins (édition des listes, procurations etc.) et de la gestion et le suivi de la commission de contrôle.
Nous avons été l’une des premières communes nouvelles en France à indexer les actes d’état civil de chaque commune déléguée, et l’équipe Berger-Levrault nous a accompagnés dans cette démarche (le logiciel e.état civil est compatible avec le dispositif COMEDEC).
De manière générale, COMEDEC nous facilite le quotidien car nous avons moins d’éditions papier à faire. La plus-value majeure, c’est la réception et la transmission des données de manière sécurisée et dématérialisée. C’est un vrai gain de temps et un gage de qualité pour nos services.
Le plus est sans conteste l’accompagnement dont nous bénéficions, car cela nous apporte beaucoup au quotidien. Par exemple, lors de procédures exceptionnelles comme l’ajout de 2 bureaux de vote en 2020 ; ou encore, en tant que site pilote, nous avons été parmi les premiers à tester les dossiers « changement de prénom ».
Nous avons fréquemment de riches échanges avec les techniciens, ce qui nous permet de gagner en compétences et aussi de faire évoluer le logiciel en cohérence avec nos pratiques.
La mise à disposition de FAQ guidant les utilisateurs ou encore de BL.API sont très appréciés car nous sommes accompagnés et guidés dans nos missions. C’est très apprécié par les agents.
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