Coffre-fort numérique : dématérialisation des bulletins de paie dans les hôpitaux, le bilan

À l’hôpital, les coffres-forts ne s’ouvrent pas tous avec des clés ! Depuis 2009, les employeurs français sont autorisés à dématérialiser les bulletins de paie de leurs employés. En 2017, la loi travail dite « El Khomri » a généralisé cette pratique, en permettant la dématérialisation par défaut de tous les bulletins, sauf opposition expresse de l’employé. Une dématérialisation des bulletins encadrée garantissant une protection des données personnelles des employés optimale.

En 2021, et afin d’accompagner les organismes sociaux et médico-sociaux dans la dématérialisation de leurs pratiques RH, Berger-Levrault a conclu un partenariat avec un des leaders de solutions d’archivages électroniques : Docaposte et son offre de coffre-fort numérique Digiposte. Depuis, les hôpitaux peuvent interopérer leur progiciel RH avec un coffre-fort numérique sécurisé, transformant complétement la gestion de la paie. Retour sur ces années d’expériences.

L’appellation « coffre-fort numérique » s’applique uniquement aux dispositifs répondant aux critères de deux décrets du code des postes et des communications électroniques, promulgués en 2018. Ces textes indiquent qu’un coffre-fort numérique ne peut être confondu avec une solution classique de stockage numérique, dans le sens où ni l’hébergeur, ni l’employeur, n’ont accès aux données contenues dans le coffre. En effet, ces dernières doivent être chiffrées et accessibles uniquement à l’employé, grâce à une clé de déchiffrement personnelle. De plus, le contenu doit pouvoir être resitué tel qu’il a été déposé, sans altération. On dit que les documents ont subi un « scellement numérique », garantit par plusieurs éléments de sécurité comme la signature authentifiant l’auteur ou encore l’horodatage certifiant la date du dépôt.

Pour les établissements ayant opté pour un coffre-fort numérique, les avantages sont nombreux. Peu d’employeurs voudraient revenir en arrière : une fois l’outil installé et paramétré pour que le lien avec le progiciel de paie soit automatisé et permette le dépôt numérique des bulletins de paie, la valeur ajoutée est réelle.

Une économie de coût et d’espace

L’économie la plus concrète est celle du papier. La distribution traditionnelle des bulletins de paie occasionne de nombreux postes de dépenses : impressions des documents, mises sous pli et affranchissement… Pour les plus grosses structures qui se dotent d’un espace numérique sécurisé pour déposer les fiches de paie, les économies réalisées peuvent atteindre plusieurs milliers d’euros par an.

Par la suite, les équipes du service des ressources humaines seront ravies de constater un meilleur environnement de travail. Le gain de place est appréciable, tout comme la garantie d’une traçabilité optimale des documents, d’un envoi sécurisé et du respect des obligations légales en matière d’archivage probatoire.

Un service RH soulagé

Au-delà du gain financier, la dématérialisation des bulletins de paie occasionne un gain de temps non négligeable pour le service RH, qui peut aller jusqu’à une demi-journée par mois. C’est alors l’occasion pour les employés administratifs de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

En choisissant le coffre-fort numérique pour déposer le bulletin de paie de chaque employé, la gestion de la distribution et la charge de travail liée aux demandes (de duplicata par exemple) est également considérablement réduite. Pour cela, il suffit de bien préparer les équipes en amont, d’identifier le personnel éloigné du numérique qui pourraient rencontrer des difficultés et de les accompagner avec des outils adaptés et une bonne dose de pédagogie. Pour vous aider, Berger-Levrault fournit un kit de communication complet sur le changement de méthode (courrier d’information, vidéos, livre blanc, FAQ, affiches…).

Des employés satisfaits

Globalement, les employés qui ont été bien préparés adhérent massivement à cette nouvelle méthode de bulletin de paie au format électronique. Pour eux aussi, la dématérialisation est source de bénéfices et de sécurité. D’abord, ils peuvent stocker dans leur coffre-fort des documents personnels de manière ultra-sécurisée, puisqu’ils ne sont accessibles par personne d’autre qu’eux. Ensuite, le coffre-fort permet une gestion des démarches administratives facilitée pour les agents publics : tout est au même endroit, les documents ne se perdent pas et sont aisément transmissibles à différents organismes (banques, État…). Ils se gardent également pour une très longue durée : avec la solution Berger-Levrault, l’archivage électronique c’est à vie ! Enfin, pour les personnes habituées aux services numériques et souhaitant effectuer leurs démarches à n’importe quel moment, le coffre-fort peut constituer un réel avantage.