La gestion des assemblées délibérantes constitue l’une des missions essentielles des collectivités territoriales. Pourtant, elle demeure souvent synonyme de tâches manuelles et chronophages, de complexité administrative et de charge de travail intense pour les agents et secrétaires généraux de mairie en charge de leur préparation et suivi. Chaque année, l’organe délibérant a pour obligation de rédiger, valider, publier et archiver des centaines d’actes et de délibérations, selon des procédures strictes.
Face à cette réalité, la digitalisation des processus apparaît comme une solution incontournable pour fluidifier la gestion des délibérations.
Le quotidien d’un secrétaire général de mairie ou d’un agent en charge des instances délibérantes est rythmé par une multitude d’obligations et de tâches administratives : préparation des projets de délibération, préparation des dossiers pour les élus, rédaction et envoi des convocations aux élus, rédaction des procès-verbaux, suivi des signatures, transmission au contrôle de légalité, affichage des décisions… Des missions encore très manuelles synonymes de surcharge de travail.
Avec une gestion encore souvent « à la main » (emails, documents Word ou Excel, suivi papier), les risques sont multiples : versions incorrectes des documents, omission d’une pièce jointe ou encore délais de publication non respectés, oublis de signature… Une simple inattention peut entraîner des conséquences importantes, allant jusqu’à l’invalidité d’un acte ou générer des contentieux administratifs coûteux pour la collectivité ainsi qu’une perte de confiance des élus ou du public. Avec un contrôle de légalité toujours plus rigoureux, la sécurisation des processus administratifs devient un enjeu majeur pour les mairies et collectivités quelle que soit leur taille.
Le dispositif de préparation et de suivi d’un conseil municipal doit respecter un cadre juridique strict : délais de convocation des assemblées, règles de publication, mentions obligatoires, transmission au contrôle de légalité… Toute erreur peut engager la responsabilité de la collectivité et retarder l’exécution des décisions. Cette contrainte pèse sur les agents, qui doivent être à la fois rapides et parfaitement conformes.
Chaque étape – rédaction, relecture, validation, signature, transmission – prend du temps, d’autant plus lorsqu’elle repose sur des circuits papier ou des échanges de mails peu structurés. L’absence d’automatisation ou de visibilité globale peut ralentir considérablement l’avancée d’un dossier, au risque de manquer une date de séance ou de publication.
Dans un environnement non digitalisé, retrouver une ancienne délibération, vérifier l’historique des modifications, ou localiser une version signée peut prendre un temps précieux. Cette perte d’efficacité impacte non seulement le service instructeur, mais aussi les élus, les directions métiers ou les citoyens qui demandent un accès rapide et fiable à l’information publique.
Le dispositif de dématérialisation des actes permet de gérer entièrement en numérique toutes les étapes liées aux délibérations prises par le conseil municipal : de leur rédaction jusqu’à leur transmission à la préfecture et leur archivage.
Fini le papier ! Tout se fait électroniquement, avec des documents numériques, des signatures électroniques et des envois via des plateformes sécurisées.
Un cadre légal existe : depuis l’entrée en vigueur de la loi n° 2019-1461 du 27 décembre 2019 (loi Engagement et Proximité), la dématérialisation des actes est encouragée dans les collectivités territoriales. Elle est même devenue une obligation depuis le 1er juillet 2022 pour les communes de 3 500 habitants et plus qui doivent publier leurs actes réglementaires de manière dématérialisée.
L’automatisation des tâches répétitives permet aux secrétaires généraux de mairie et aux agents de se concentrer sur les missions à haute valeur ajoutée. La génération automatique de documents, les modèles préétablis on encore les circuits d’envoi et de validation automatique réduisent le temps consacré à ces tâches.
Les solutions de gestion des assemblées délibérantes intègrent des alertes et contrôles automatiques qui limitent le risque d’erreurs dans la forme des actes par exemple. Le respect du formalisme est également facilité par des templates pré-conçus et personnalisé ou encore des assistants de rédaction, répondant à l’obligation de conformité des actes avec la règlementation en vigueur.
La transmission dématérialisée des délibérations votées via l’interface Actes simplifie le dispositif d’échanges avec le contrôle de légalité. À la suite de l’envoi de vos actes en Préfecture, vous recevez directement dans la solution l’accusé de réception électronique.
La télétransmission des actes dématérialisés désigne le dispositif par lequel les délibérations sont envoyés électroniquement à la préfecture pour contrôle de légalité, sans recours au papier. Ce dispositif s’appuie sur une convention avec la préfecture, qui définit les modalités et les conditions de transmission entre la collectivité locale et l’administration préfectorale. Il permet ainsi aux collectivités de transmettre leurs décisions dans un cadre sécurisé et légal, simplifiant la gestion administrative et accélérant les procédures.
Pour en savoir d’avantage sur la démarche de télétransmission des actes et afin d’optimiser la préparation et la gestion de vos assemblées délibérantes, nous vous proposons de vous référer à notre guide pratique du conseil municipal.
Gagner en temps et efficacité tout en restant en conformité : voilà trois enjeux forts pour les secrétaires généraux de mairie. Pour y répondre, il est conseillé de s’équiper de logiciels de gestion des assemblées délibérantes intuitifs, intégrant de nombreux automatismes et fonctionnalités pour libérer les agents des tâches manuelles chronophages.
Un logiciel de préparation et gestion des conseils municipaux ou communautaires complet, c’est avant tout une solution qui permet :
Vous avez sans doute l’habitude de rédiger vos projets de délibérations à partir de modèles existants, rédigés et mis en page dans un outil de traitement de texte. Avec une solution de gestion des assemblées délibérantes, fini les copier-coller ou encore les recherches fastidieuses et possiblement erronées de modèles sur internet : certaines, comme notre solution WeDelib, intègre un éditeur de texte intuitif, qui permet de produire des documents conformes aux exigences légales. Mise en forme personnalisée, numérotation automatique : tout est fait pour faire gagner du temps aux agents !
Le dispositif de préparation des séances des assemblées délibérantes relève souvent du casse-tête pour les agents. Planification, création des ordres du jour, rédaction et envoi des convocations etc., doivent être réalisés dans le respect des délais imposés par le Code général des Collectivités Territoriales. Un logiciel de préparation et gestion des instances délibérantes peut automatiser ces différentes tâches en rassemblant par séance les projets de délibérations à mettre au vote, puis en rédigeant automatiquement la convocation et permettre l’envoi aux élus en un clic. Un espace dédié aux élus peut aussi être proposé, permettant aux adjoints et conseillers municipaux d’accuser réception de leur convocation, de confirmer leur présence ou donner procuration.
C’est le jour J : la séance du conseil municipal est présidée par le maire ou par celui qui le remplace. Au début de chaque séance, l’édile de la commune doit s’assurer que le quorum est atteint. Une solution de gestion des assemblées délibérantes permet une mise à jour du suivi des présences en début de séance et ainsi de garantir le quorum. Elle offre aussi la possibilité de suivre en temps réel les débats, consigner les votes émis et les commentaires des élus. Ainsi, plus besoin d’attendre les notes du secrétaire de séance ou l’enregistrement des débats pour rédiger le procès-verbal.
Une fois le conseil municipal clôturé, place au travail post-assemblée. Plusieurs missions vous attendent : la télétransmission des actes en Préfecture, les formalités de publicité (affichage et publication du procès-verbal et de la liste des délibérations), tenue du registre des délibérations, etc. Certaines solutions de gestion des instances délibérantes comme WeDelib optimise ce travail d’après-séance en permettant l’envoi en quelques clics des délibérations au contrôle de légalité. Idem pour la rédaction du procès-verbal : plus besoin de reprendre le modèle du mois dernier et de retranscrire les prises de notes du secrétaire de séance, le logiciel reprend automatiquement les éléments saisis lors de la séance pour créer un procès-verbal près à être publié ou affiché.
Si vous aussi vous souhaitez gagner en efficacité tout en garantissant une parfaite conformité légale, optez pour WeDelib, la solution 100% SaaS, conçue pour la gestion des assemblées délibérantes et qui apporte des bénéfices concrets :
✅ Gain de temps et efficacité accrue : utilisez les automatismes pour vous débarrasser des tâches chronophages
✅ Conformité légale respectée : gérez sereinement les contraintes légales et réglementaires
✅ Télétransmission simplifiée et sécurisée : envoi sans délai de vos délibérations directement depuis WeDelib et obtention de l’accusé de réception électronique de la Préfecture.
En plus de s’inscrire dans une volonté de rendre la gestion municipale plus moderne, transparente et efficace tout en répondant aux exigences légales et environnementale, les avantages de la dématérialisation des délibérations permettent au secrétaire général de mairie ou à l’agent en charge du service des assemblées de se recentrer sur son cœur de mission, tout en simplifiant son quotidien. Plus de réactivité, moins d’erreurs, une organisation fluide : donnez un nouveau souffle à votre métier !
Découvrez WeDelib, notre logiciel de gestion des assemblées délibérantes pensée pour les collectivités de moins de 5 000 habitants et intégrée dans notre solution WeMagnus.
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