Le conseil municipal est l’organe délibérant de la commune. Son bon fonctionnement est essentiel à la gestion démocratique des affaires locales. Pour les secrétaires généraux de mairie et les agents en charge des assemblées délibérantes, l’organisation du conseil municipal représente une mission essentielle mais chronophage, face aux nombreuses règles à respecter (fréquence d’organisation des séances, délais de convocation, information aux élus, rédaction et publicité des procès-verbaux).
Et si on vous disait que vous pouvez reprendre le contrôle ? Découvrez notre guide pour optimiser chaque étape du processus et sécuriser l’organisation de vos assemblées délibérantes.
Chaque séance du conseil municipal doit faire l’objet d’une préparation rigoureuse car tout manquement aux formalités légales pourrait entraîner l’illégalité des délibérations adoptées au cours de la séance concernée.
Les séances du conseil municipal sont des rendez-vous réguliers de la vie communale. Le premier enjeu est donc la planification. Il est essentiel de choisir une date qui convient aux conseillers municipaux, afin d’atteindre le « quorum » pour valider les décisions. Comme le stipule l’article L. 2121-7 du Code général des collectivités territoriales, le conseil municipal « doit se réunir au moins une fois par trimestre ». Toutefois, il peut se réunir plus fréquemment, chaque fois que le maire le juge utile.
En outre, le maire est tenu de réunir le conseil municipal dans un délai maximal de trente jours suivant la demande motivée :
Cette planification doit être anticipée en fonction du calendrier budgétaire, des obligations légales et des projets majeurs en cours.
Une délibération est un acte juridique par lequel le conseil municipal (composé du maire et des conseillers municipaux) décide des affaires de la commune. Elle concerne des questions relevant de la compétence de la commune.
Il appartient au maire de préparer les projets de délibération susceptibles d’être inscrits à l’ordre du jour d’une séance du conseil municipal. Chaque point inscrit doit correspondre à un projet de délibération, préparé et communiqué en amont aux élus.
Les règles de présentation de ces documents sont fondamentales : les projets de délibérations doivent être clairs, documentés et accompagnés des pièces nécessaires à une prise de décision éclairée.
Aujourd’hui, plus besoin de jongler entre différents outils ! Les logiciels de gestion des assemblées délibérantes comme le dernier né de Berger-Levrault, WeDelib, propose des éditeurs de texte directement intégrés dans la solution pour rédiger vos projets de délibération et faciliter leur ajout à l’ordre du jour d’une séance en quelques clics, avec l’aide de l’IA et l’exploitation de la « matière » disponible dans nos solutions.
Il est déjà temps de préparer la prochaine séance du conseil municipal et donc la convocation de l’ensemble des élus : maires, adjoints au maire et conseillers municipaux.
La convocation doit comporter :
Une fois le fichier prêt, il ne vous reste plus qu’à l’adresser à chaque élu sous forme électronique ou au format papier si les conseillers municipaux en font la demande.
On vous voit déjà faire la grimace. Alors pour éviter que tout ceci ne vire au casse-tête administratif, les logiciels de gestion des assemblées délibérantes ont pensé à tout ! Une fois les projets de délibérations créés dans votre solution, il suffit de créer la séance et d’y ajouter l’ordre du jour paramétrage en quelques clics. L’outil permet même de rédiger automatiquement la convocation à l’assemblée délibérante, de l’envoyer aux élus et de suivre les présences sans changer d’interface !
Par exemple, l’envoi de convocations sous forme dématérialisée et sécurisée vous permet de gagner un temps précieux et d’assurer plus facilement le suivi des présences des conseillers municipaux à la séance.
Conformément à l’article L. 2121-10 du Code général des collectivités territoriales, toute séance du conseil municipal doit être précédée d’une convocation adressée à chaque conseiller municipal et signée par le maire :
Les solutions de gestion des instances délibérantes comme WeDelib proposent fréquemment un espace numérique dédié aux élus : ainsi, chaque conseiller municipal dispose d’un accès dédié où ils peuvent consulter la convocation reçue, en accuser réception, donner procuration à un autre élu en cas d’absences, consulter les documents mis à disposition pour préparer la séance etc.
C’est le Jour J : les conseillers municipaux sont réunis dans la salle du Conseil pour délibérer sur les différentes questions portées à l’ordre du jour. La séance est présidée par le maire. Seule exception : lorsque le compte administratif du maire est débattu, le conseil municipal désigne un autre président de séance et le maire doit se retirer au moment du vote.
Pour que le conseil municipal puisse valablement délibérer, la condition du quorum doit être remplie. Cela signifie que la majorité absolue des membres en exercice du conseil (et non des présents) doit être présente au début de la séance. Pour déterminer le quorum, seuls comptent les conseillers effectivement et physiquement présents à la séance. Le quorum est atteint si le nombre des conseillers en exercice présents est supérieur à la moitié du nombre des membres en exercice du conseil.
En cas d’absence de quorum, une nouvelle convocation du conseil municipal est nécessaire dans un délai de trois jours francs. Il délibère alors sans condition de quorum.
Les logiciels de gestion des assemblées délibérantes comme WeDelib permettent en quelques clics d’effectuer le suivi des présences en quelques clics en début de séances, de vérifier la condition du quorum et ainsi de poursuivre le déroulement du conseil municipal.
Une fois la vérification du quorum réalisé, la présidence de séance :
Le conseil municipal étant l’organe délibérant de la collectivité, les séances du conseil municipal sont par principe ouvertes au public. Les personnes présentes ont la possibilité d’écouter, de prendre note, d’enregistrer mais ne peuvent, d’aucune manière, participer aux délibérations du conseil municipal faute de quoi le président de séance peut opérer un rappel à l’ordre ou expulser les éléments perturbateurs.
Néanmoins, à la demande du maire ou de trois membres, le conseil municipal peut décider, sans débat, à la majorité absolue des membres présents ou représentés, qu’il se réunisse à huis clos. La décision de se réunir à huis clos peut intervenir en début ou en cours de séance.
La réunion du conseil municipal doit faire l’objet d’une retranscription sous forme d’un procès-verbal, érigé en formalité unique et obligatoire par l’ordonnance du 7 octobre 2021.
L’article L. 2121-15 du Code général des collectivités territoriales en définit le contenu :
Le procès-verbal de chaque séance, rédigé par le ou les secrétaires, est arrêté au commencement de la séance suivante, et signé par le maire et le ou les secrétaires.
L’exemplaire original du procès-verbal, qu’il soit établi sur papier ou sur support numérique, est conservé dans des conditions propres à en assurer la pérennité.
Pour éviter les saisies manuelles, les logiciels de gestion des assemblées délibérantes proposent d’effectuer le suivi de la séance : prise en notes de commentaires réalisés en séance, décompte des votes intégré, clôture de la séance.
Une fois la séance clôturée, c’est autour de l’agent de reprendre la main.
Le procès-verbal de la séance ainsi que la liste des délibérations doivent être publiées sous forme électronique sur le site de la commune dans la semaine qui suit la séance. Un exemplaire au format papier est aussi mis à la disposition du public. Par ailleurs, la liste des délibérations est affichée en mairie et mise en ligne. Ainsi les actes sont accessibles de manière transparente aux administrés.
Outre leur publication, les délibérations doivent être transmises en Préfecture pour devenir exécutoires. En tant que représentant de l’État, le préfet est chargé du contrôle de légalité, c’est-à-dire qu’il vérifie la conformité des actes pris par les collectivités territoriales et leurs établissements publics avec les dispositions législatives et réglementaires en vigueur.
Pour faciliter les échanges, les services de l’État incitent les collectivités locales à utiliser le tiers de télétransmission @ctes pour envoyer leurs actes, arrêtés, délibérations soumis au contrôle de légalité. Nos solutions de gestion des assemblées délibérantes offrent la possibilité d’envoyer en quelques clics vos délibérations en Préfecture via le connecteur intégré BLES.Actes et de recevoir l’accusé de réception de la Préfecture pour une traçabilité complète des échanges.
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