Secteur public local Relation Usager

Une qualité de service bénéficiant aux citoyens

Avec BL.Post-Office, répondez en toute simplicité aux demandes quotidiennes et diverses des administrés. Chaque demande est traitée de manière formalisée et dans le meilleur délai possible pour renforcer les relations avec les citoyens et améliorer la qualité de service rendu.

Un accès simple et rapide aux demandes des citoyens

BL.Post-Office est une solution accessible en mode full-web qui offre une utilisation simplifiée et efficace. Son module d’administration ouvert à tous assure un paramétrage affiné de BL.Post-Office.

Un processus complet de traitement d'une demande citoyenne

La solution BL.Post-Office favorise le partage de l’information en centralisant les données disponibles pour tous les acteurs de la collectivité :

  • dématérialisation des courriers (service courrier)
  • formulaires en ligne (service communication)
  • étude et traitement de la demande (accueil et services dédiés)
  • signature électronique (élus et décideurs)
  • gestion électronique des documents (archivistes)

Fonctionnalités

Dématérialiser les courriers

Enregistrement des courriers entrants dans une base commune accessible par tous, selon le niveau de satisfaction.
Traitement de la numérisation par lot avec le module BL.scan courriers à partir du système d’impression multifonctions du client ou d’un scanner individuel.

Capturer les e-mails

Récupération automatique des e-mails à partir d’une boîte de messagerie. Création d’une demande de suivi et de traitement.

Accéder aux demandes

Affichage automatique d’une liste de demandes à traiter pour tous les canaux d’entrée (lettre, fax, e-mail, appel téléphonique, demande guichet, formulaire du site internet) auprès d’un utilisateur connecté pour une visualisation en temps réel et un traitement immédiat.

Générer une réponse

Génération automatique de la réponse selon la nature souhaitée (lettre, accusé de réponse, etc.) et le type de support à adresser (postal ou électronique).
L’assistance avec champs de fusion évite les ressaisies des coordonnées du destinataire, de l’émetteur, de la référence, de l’objet, etc.

Rechercher une demande

Recherche simple et multi-critères pour retrouver une demande spécifique effectuée par un citoyen ou accéder à des listes de demandes déjà classées ou pouvant servir de modèles.
Un export texte, tableur ou PDF permet d’éditer des listes de résultats.

Analyser les statistiques

Génération de nombreux tableaux de bords avec le module graphique :

  • volumétrie des demandes et état de traitement
  • demandes en retard ou en attente de réponse
  • délais moyens de réponse…

Paramétrer l'interface

Paramétrage instantané et personnalisé, en fonction des usages ou selon l’organisation définie en interne, avec le module administration :

  • organigramme
  • types et natures de courriers
  • degrés d’urgence
  • confidentialité et profils utilisateurs…

Gérer les saisines par voie électronique

Gérez et centralisez les saisines par voie électronique avec BL.Post-Office, en conformité avec la réglementation (accusés de réception et d’enregistrement, capture des e-mails et formulaires web).
L’envoi de l’accusé d’enregistrement et de réception s’effectue directement depuis BL.Post-Office.

Services spécifiques

Services d'accompagnement

Les équipes de mise en service de Berger-Levrault accompagnent chaque client, de la définition de ses besoins jusqu’à l’installation du logiciel et sa bonne prise en main par les utilisateurs. Toute la rigueur de professionnels de l’industrie du logiciel au service de la réussite de votre projet de transformation.

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