Une gestion déconcentrée des subventions implique d’utiliser un système adapté et à même de garantir l’exactitude des données et la cohérence des documents. En optant pour un environnement de travail intuitif, personnalisable et efficace, les collectivités peuvent satisfaire les gestionnaires, les administrateurs et les élus.

Élise Wadel, Administrateur de la Gestion financière du Conseil départemental de la Marne témoigne du passage au module e.subventions.

Présentation des bénéfices clés du module e.subventions

Pourquoi avez-vous décidé de transformer votre système de gestion des subventions ?

Au niveau de notre département, la gestion est complètement déconcentrée : chaque service a ses propres process, ses propres gestionnaires comptables et ses propres instructeurs. Finalement, aucune subvention n’est gérée au service des finances, mis à part le visa des mandats, des liquidations, c’est-à-dire la partie finale. En amont, la gestion est déconcentrée dans les services. Il nous fallait donc un outil unique à même de tout gérer.

Dans ce cas précis, nous avions la contrainte de la nouvelle mandature, avec un objectif de démarrage pour juillet. Nous voulions un nouvel outil à l’élection du nouveau président, pour gérer toutes les subventions qui allaient arriver. Ce nouvel outil devait nous permettre de requêter, faire des bilans et extraire toutes sortes de données. Jusqu’à présent, nous n’avions aucun outil qui nous permettait de faire ça correctement.

La mise en place du module e.subventions a été rapide : seulement 4 mois entre l’acquisition et la mise en production. Quelles étapes avez-vous suivi pour faciliter le passage au nouveau module ?

Il y a eu une grosse phase de préparation en amont. Nous avons fait des audits fonctionnels pour chaque service et nous avons ensuite présenté un compte-rendu d’audit au consultant métier de Berger-Levrault. Nous avons bien préparé nos besoins et ce que nous souhaitions paramétrer. Nous savions déjà précisément ce que nous voulions et où nous allions.

Nous nous sommes fait accompagner par Berger-Levrault pour gagner du temps. Par exemple, pour le paramétrage des modèles : au lieu de mettre 4 jours à le faire, les équipes Berger-Levrault ont pu nous l’apporter immédiatement.

Quelles étaient vos attentes et quels bénéfices vous a apporté le module e.subventions ?

  • Une seule et même base de données à requêter

Parmi nos attentes spécifiques, il y avait surtout cette volonté de pouvoir requêter notre base de données pour sortir des bilans et des chiffres pour nos élus et nos directeurs. Ce que nous voulions, c’était que tout soit saisi dans le même outil. La partie instruction du dossier, la partie comptabilité et la partie exécution budgétaire étaient décorrélées et cela prenait un temps fou, avec un risque d’erreur relativement élevé. Maintenant, tout est dans le même outil. C’est simplifié, les utilisateurs ont gagné 50 % du temps de traitement pour un dossier de subventions. Nous voulions une solution la plus intégrée possible, avec les mêmes bases de données. Aujourd’hui, la base de tiers est la même pour tout. Auparavant, nous avions deux bases de tiers, soit deux bases de données entre la partie instruction et la partie exécution. Ce n’était pas très pratique. Nos tiers et nos associations et les autres collectivités étaient gérés dans une base ou plusieurs bases. Aujourd’hui, tout est centralisé, nous avons une seule et même base de données à requêter et l’exactitude du rendu est excellente.

Dans notre service, nous traitons principalement des petites subventions, pour beaucoup d’associations. Auparavant, nous n’avions pas la possibilité de gérer en masse les subventions. Aujourd’hui, il est possible de traiter en masse plusieurs subventions, d’associer les délibérations, de les engager en masse et de les liquider en masse. Avant, les gestionnaires mettaient 20 minutes à traiter un dossier. Maintenant, ils mettent le même temps à traiter 15 dossiers simultanément.

  • Des documents cohérents entre eux et conformes à la charte

Nous souhaitions aussi améliorer l’édition des courriers, notifications et tout ce qui était du domaine de la rédaction. C’était fait manuellement dans chaque service, en respectant plus ou moins les chartes. Le président actuel du département est très à cheval sur la mise en page et le respect de la charte graphique. Aujourd’hui, nous avons nos modèles de documents dans e.subventions. Les documents sont produits avec l’outil et nous n’avons aucun souci de charte. Les modèles sont bons, ils ont été validés. Derrière, ça tourne, c’est du presse bouton. Une fois que les données sont saisies dans l’outil, l’utilisateur édite son courrier et nous savons qu’il n’y aura pas de problème.

Bien sûr, pour arriver à ce résultat, il y a en amont un travail de paramétrage. Grâce à cette phase initiale, les utilisateurs et les signataires sont plus que satisfaits et la qualité du travail rendu est meilleure.

  • Des données complémentaires pour ajouter ce dont nous avons besoin

Dans ce module, nous retrouvons un peu le même fonctionnement que pour les commandes : il y a un fonctionnement par circuits pour les commandes et par dispositifs d’aides pour les subventions, mais finalement, c’est la même chose et c’est très personnalisable. C’est-à-dire que pour un service, pour un type d’aide, nous allons pouvoir y associer une imputation ou des données complémentaires. Les données complémentaires sont un véritable atout dans cet outil. On peut vraiment rajouter toutes sortes de données : le millésime pour des compétitions sportives, le nombre d’habitants sur un territoire… Pour un dispositif d’aide, nous allons pouvoir ajouter des données à saisir sur le dossier qui sont propres à ce dispositif. Par ailleurs, ces données complémentaires ne vont pas polluer l’outil pour les autres utilisateurs, puisqu’elles sont prévues spécifiquement pour ce dispositif, parfois même pour une seule personne. Il peut n’y avoir qu’un seul instructeur qui l’utilise. C’est vraiment personnalisé. Après la phase initiale de paramétrage, l’utilisation est simple. L’utilisateur suit les instructions, il saisit ses informations dans les cases. S’il en oublie une, le logiciel va l’alerter et lui dire ce qui lui manque pour pouvoir passer à l’étape suivante. Il se laisse guider, c’est intuitif.

  • Des métadonnées qui fonctionnent avec la GED

Un autre avantage du module e.subventions est l’utilisation des métadonnées. Nous fonctionnons avec une gestion électronique des documents (GED) en parallèle. C’est intéressant parce qu’avec tout le nombre de métadonnées présentes dans nos documents, nous déposons automatiquement. Ensuite, on envoie les métadonnées en GED. Grâce à des scripts, nous savons reclasser et renommer automatiquement dans la GED. Pour l’utilisateur, c’est assez transparent. Il associe juste un document, il nous dit ce que c’est : si c’est une délibération, un courrier d’exécution ou de rejet, par exemple. Le logiciel gère ensuite les processus. Tout est paramétré, pas besoin de se poser de questions ! Avec la GED, ça fonctionne parfaitement bien.

  • Un seul outil pour réduire le risque d’erreur

Ce qui est important aussi, c’est que c’est toujours le même outil et le même fonctionnement. Les utilisateurs ne sont pas perdus avec un logiciel qui est nouveau, avec une nouvelle ergonomie, etc. Avant, nous utilisions une solution qui n’était pas du tout interfacée avec l’outil e.sedit GF. Nous avions :

  • deux outils pour instruire les subventions dans le logiciel,
  • un autre petit outil qui avait été développé en interne, pour la direction des sports notamment, et qui permettait de saisir les données (nom de l’association, nombre de bénéficiaires…),
  • plus l’édition des courriers à la main et la gestion financière dans e.sedit GF de l’autre côté.

Finalement, il n’y avait aucun lien entre ces étapes. Le risque d’erreur était à son maximum à ce moment-là. Aujourd’hui, les étapes sont fluides et le risque d’erreur est réduit. Nos gestionnaires sont contents qu’on leur simplifie la vie, ils ont l’impression qu’il y a un robot qui travaille pour eux.

Qu’avez-vous pensé de l’accompagnement et de la formation proposés par Berger-Levrault ?

Le consultant métier de Berger-Levrault connait bien notre façon de travailler et même quelques utilisateurs. C’était un gros bénéfice.

  • Une formation parfaitement adaptée

La formation a été formidable ! Nous avions déjà travaillé avec l’équipe Berger-Levrault auparavant, sur la mise en place de l’outil e.sedit GF global en 2019. Nous nous connaissions donc déjà bien. Pour ce module, nous manquions de temps, les délais étaient un peu serrés pour mettre en place l’outil, donc retravailler avec la même équipe Berger-Levrault pour toute la partie formation utilisateur nous a fait gagner une semaine. L’avantage de Berger-Levrault, c’est que comme nous avions travaillé ensemble en amont, le consultant métier connaissait les procédures internes. En effet, dans nos collectivités, nous avons des procédures qui sont propres au fonctionnement de chaque direction, etc. Pour ce module, le consultant Berger-Levrault a su adapter nos procédures internes lors de sa formation : c’était parfait.

De plus, il a même réalisé des guides d’utilisateur personnalisés avec nos procédures. Là aussi, cela représentait un gros gain de temps. Nous ne sommes que deux à gérer l’ensemble de la gestion financière, les marchés, etc. donc avec l’assistance et les autres projets corrélés, nous manquions un petit peu de temps. C’était parfait, il nous a bien dépannés.

  • Un accompagnement pour la création des premiers modèles

Nous avons collaboré avec l’équipe Berger-Levrault pour la création des premiers modèles. Nous avons travaillé ensemble pour adapter le module à nos besoins. Par exemple, sur nos documents, nous avons parfois eu besoin d’aller rechercher des données qui ne sont pas natives de l’outil de subventions. Dans ce cas, nous avons cherché et trouvé des solutions avec d’autres modules. Aujourd’hui, nous avons plus de 300 modèles de documents : c’est énorme !

Aujourd’hui, cela fonctionne bien, nous en sommes à 500 subventions saisies depuis septembre. Nous avons mis en production en juillet, mais les premiers dossiers instruits sur cette mandature datent de septembre.

  • Une solution en constante évolution, selon nos besoins

Lorsque nous avions imaginé le module, nous avions essayé de parcourir tous les cas que nous allions potentiellement rencontrer, mais comme dans tous les projets, il y a toujours des choses que l’on ne peut pas anticiper. Nous avons fait quelques demandes d’évolution pour répondre à des besoins spécifiques à notre fonctionnement. Par exemple, nous travaillons beaucoup sur les sectoriels : nous répartissons toutes nos subventions, tout notre budget par code géographique, par secteur. Nous avons nos communes et notre canton. Pour le moment, les recherches par secteur ne sont pas possibles. C’est un petit manque et c’est pourquoi nous avons demandé cette évolution. En attendant, nous avons des solutions de contournement. Cela étant dit, le module est déjà très complet et répond à nos besoins. Maintenant, ce sera que du plus.

Sur l’ensemble des modules, ce sont toujours les mêmes besoins qui reviennent. C’est une continuité et le fait que tout soit sur le même outil, avec le même éditeur, ça simplifie forcément la gestion. C’est une façon de travailler que nous apprécions. Avant, nous fonctionnions complètement différemment et cela devenait compliqué. C’est un confort pour nous en tant qu’administrateurs, mais pour les utilisateurs aussi.

Pensez-vous que ce module pourrait répondre aux besoins d’autres collectivités ?

Ce module, c’est forcément une plus-value même si nous avons encore des attentes. Il ne fait aucun doute que nous verrons ce module évoluer au gré des demandes des collectivités utilisatrices.

Il y a déjà pas mal de collectivités qui nous contactent pour avoir un retour. Elles sont intéressées parce que nous rencontrons les mêmes préoccupations. On dit toujours qu’entre voir une démo d’outil et le voir fonctionner, il y a un écart. Nous-mêmes, nous avions contacté d’autres collectivités quand nous étions dans ce cas-là, il y a 3 ans. Notre retour concernant e.subventions est très positif.

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