Gestion financière, RH et délibérations : WeMagnus simplifie le quotidien de la SGM de Saint-Hilaire-des-Landes en regroupant toutes ses missions dans un seul espace

À Saint-Hilaire-des-Landes (Ille-et-Vilaine – 35), commune d’environ 1 100 habitants, Corinne Dy-Garçon, secrétaire générale de mairie, s’appuie sur WeMagnus pour simplifier ses nombreuses missions administratives. De la gestion financière à la préparation des conseils municipaux, en passant par le suivi périscolaire avec BL.enfance Pointages, elle nous raconte comment ces solutions facilitent son quotidien.

Je suis secrétaire générale de mairie à Saint-Hilaire-des-Landes depuis 2003, cela fait plus de 20 ans ! Nous sommes une commune d’un peu plus de 1 000 habitants, avec deux écoles, une publique et une privée.

Je suis seule à assurer toute la partie administrative de la mairie. Je m’occupe aussi bien des finances que des ressources humaines, de la préparation des conseils municipaux et de la gestion des services périscolaires.

C’est un métier très polyvalent ! Il faut pouvoir passer rapidement d’un dossier à l’autre. Pour cela, avoir des outils simples et efficaces est essentiel.

J’utilise les solutions Berger-Levrault depuis mon arrivée dans la commune. En 2024, j’ai fait partie des premières à adopter WeMagnus.

Ce qui m’a intéressée, c’était de pouvoir regrouper plusieurs métiers dans une même solution. Auparavant, j’avais différents logiciels, plusieurs connecteurs et des factures qui arrivaient à des moments différents. Cela devenait compliqué à gérer.

Avec WeMagnus, tout est beaucoup plus centralisé. Ce qui est bien, c’est qu’on ouvre le logiciel et tout est là. On clique et on accède directement à ce dont on a besoin. J’apprécie aussi le fait que les différentes applications partagent une ergonomie similaire. Comme je m’occupe de tout, cela m’évite de chercher constamment où se trouvent les fonctionnalités.

Aujourd’hui, j’ai complètement pris mes habitudes avec ce nouvel environnement et je n’ai plus envie de revenir en arrière !

D’abord, la simplicité d’accès aux différentes applications. Tout est regroupé dans un même environnement, ce qui facilite vraiment le travail.

L’autre avantage, c’est le fonctionnement en mode SaaS. Je n’ai plus à me préoccuper des mises à jour : elles se font automatiquement, de manière transparente, sans que j’ai besoin d’intervenir.

Et puis, l’ergonomie est beaucoup plus moderne que celle des anciennes versions. Je retrouve mes repères d’une application à l’autre, ce qui est particulièrement appréciable lorsqu’on doit gérer autant de missions différentes.

C’est un gain de temps énorme !

Avant, je préparais mes délibérations sous Word, je devais ensuite les convertir en PDF, puis les transmettre à la préfecture. Cela représentait beaucoup de manipulations.

Aujourd’hui, avec WeDelib, tout est beaucoup plus simple. Je peux préparer mes séances, rédiger mes délibérations, envoyer les convocations aux élus et générer les procès-verbaux depuis la même application.

Ce que j’apprécie particulièrement, c’est la transmission des actes à la préfecture directement depuis WeDelib. Je n’ai plus besoin de passer par une plateforme extérieure, et je peux suivre les retours.

Les convocations électroniques fonctionnent également très bien. Les élus les reçoivent par mail et peuvent confirmer leur présence. Je sais ainsi qui participera au conseil municipal, tout en gardant la possibilité de renseigner moi-même les présences si nécessaire.

Oui, et c’est même l’un des bénéfices que j’apprécie le plus !

Avant, j’avais tendance à finaliser certaines délibérations après les séances. Avec WeDelib, je prépare davantage les choses en amont. Cela m’a amenée à changer mes habitudes de travail, et finalement, c’est beaucoup plus confortable. Quand on gère seule toute l’administration d’une commune, c’est vraiment appréciable de pouvoir clôturer un dossier et avancer sur le suivant.

Oui, j’ai commencé à les utiliser pour les délibérations.

Comme beaucoup de secrétaires générales de mairie, j’ai l’habitude de reprendre d’anciennes délibérations pour préparer les nouvelles. Ce qui est intéressant avec l’intelligence artificielle, c’est de pouvoir s’appuyer sur ces documents pour les actualiser.

La recherche des textes et des références réglementaires n’est pas forcément la partie de mon métier que je préfère ! Alors, si l’IA peut m’aider dans ce travail de rédaction, c’est un vrai plus.

Je commence seulement à prendre mes marques avec les fonctionnalités d’IA intégrées à WeMagnus, mais je compte bien les utiliser davantage.

Là aussi, le changement est considérable !

Nous avons deux écoles dans la commune, une publique et une privée, et nous devons gérer les présences à la cantine et à la garderie. Avant, je travaillais avec un logiciel de facturation qui n’était pas adapté à nos besoins. Je devais utiliser des fichiers Excel pour gérer les pointages, et cela me faisait perdre énormément de temps.

Aujourd’hui, avec BL.enfance Pointages, les agents périscolaires enregistrent directement les présences des enfants sur tablette. Ensuite, il suffit de synchroniser les données pour que toutes les informations remontent dans mon logiciel BL.enfance, sur mon ordinateur.

C’est beaucoup plus pratique pour les agents comme pour moi. Nous avons simplifié tout le processus, du pointage des enfants jusqu’à la préparation de la facturation.

Oui ! Aujourd’hui, j’ai vraiment pris mes habitudes avec WeMagnus et j’apprécie de travailler dans cet environnement.

Il y a encore des améliorations possibles, notamment sur certains aspects ergonomiques, mais les bénéfices sont bien réels, particulièrement avec WeDelib.

J’échange régulièrement avec des collègues d’autres communes, et certaines commencent d’ailleurs à s’intéresser à WeMagnus après avoir discuté avec moi.

Pour une petite collectivité comme la nôtre, où l’on doit être polyvalent et gérer beaucoup de choses avec peu de moyens humains, disposer de solutions performantes est indispensable.