Digitalisation des congés payés : quels bénéfices pour les collectivités locales ?

À la simple idée de devoir poser ses congés, Sophie, agent administratif dans une collectivité, soupire déjà de découragement. Comme chaque année, elle va probablement imprimer sa feuille de demande, cocher des petites cases, se tromper, raturer, réimprimer une feuille, recocher, transmettre à sa responsable pour validation… Et attendre, un temps indéterminé, mais généralement bien trop long pour prévoir ses vacances suffisamment à l’avance, que la machine administrative fasse son travail. À moins que cette année, sa collectivité ait eu la brillante idée de choisir une solution numérique ?

Progressivement mise en place à la fois dans les secteurs privé et public, la digitalisation est un processus global qui transforme de manière significative l’organisation du travail de nombreux services. Parmi eux, le service de gestion des ressources humaines des collectivités est particulièrement impliqué : dossier individuel de l’agent, formation, bulletin de paie, DSN… Et gestion des congés payés. De l’agent au responsable de service en passant par le service RH, découvrez les bénéfices d’une solution numérique de gestion des congés et des absences pour votre collectivité locale.

Pour vos collaborateurs, la digitalisation des congés payés est synonyme d’une gestion plus efficace et plus transparente de leurs demandes : finis les interminables allers-retours entre l’agent, le responsable et le service RH, avec la feuille de demande imprimée qui a une fâcheuse tendance à se perdre en chemin…

Une solution de digitalisation des congés payés offre de nombreux avantages aux agents :

• Pose des congés en quelques clics
• Délais de validation réduits
• Accès au solde de tout compte mis à jour en temps réel
• Accès permanent à leur espace, via n’importe quel support numérique (smartphone, tablette ou ordinateur)
• Suivi de l’état de la demande en temps réel

Il ne leur reste plus qu’à attendre d’être notifié de la décision prise par le valideur.

À noter 
Certains logiciels, comme BL.monPortail RH, permettent également aux agents territoriaux de gérer l’ensemble de leurs demandes décentralisées depuis leur espace personnel : saisie de l’ensemble des demandes d’absences (RTT, CET, etc.) mais également modifications des données administratives, demandes de droits supplémentaires (travail à temps partiel, congé parental, disponibilité)… Ainsi, grâce au numérique, chaque agent devient acteur de son quotidien et les différents services gagnent en autonomie.

Avec une solution de gestion des congés et des absences, les managers :

• sont notifiés automatiquement d’une demande,
• acceptent ou refusent les demandes en un clic,
• visualisent le planning de leur équipe en un coup d’œil,
• planifient en conséquence les besoins en ressources humaines.

Les responsables de service pilotent ainsi plus facilement leur activité. Par ailleurs, la visualisation des effectifs présents dans les différents services au sein de leur équipe, période par période, facilite la gestion des semaines de forte demande. La digitalisation permet également une meilleure communication entre les agents et leurs responsables, ce qui participe à l’amélioration du bien-être au travail de chacun.

Côté gestionnaires RH, la digitalisation des congés payés présente de nombreux avantages. Exit le fonctionnement papier, les incohérences dans les plannings des équipes, les erreurs de saisie, les temps de traitement à rallonge. Dématérialiser la gestion des congés et absences, c’est simplifier la gestion RH à toutes les étapes :

• Les droits (CP, RTT, CET), pré-paramétrés par le service RH de la collectivité dans le logiciel SIRH, redescendent automatiquement dans la solution de gestion des congés et absences. De cette manière, les calculs sont automatisés et vérifiés électroniquement. Les données sont ensuite automatiquement répercutées ensuite sur la paie. Cette sécurité permet d’éviter des anomalies pouvant entraîner d’importantes conséquences financières pour la collectivité et ses agents ;
• Les demandes de congés et absences sont réalisées directement par les agents des différents services sur leur espace, puis envoyées en instantané aux valideurs ;
• Les circuits de validation, paramétrables dans l’outil, assurent aux gestionnaires que les bons acteurs ont été impliqués dans les processus et facilitent la communication entre les parties-prenantes.

Grâce à la mise à jour automatique du SIRH et des données en paie à la validation des demandes, une solution comme BL.monPortail RH libère les membres du service RH des tâches chronophages. Ils peuvent alors se consacrer à des actions à plus forte valeur ajoutée comme la gestion du personnel, la formation, les entretiens notamment.

La digitalisation des congés payés représente une économie d’argent pour la collectivité : les coûts liés au temps et à la main-d’œuvre nécessaire pour la gestion manuelle des demandes de congés payés sont réduits. Elle offre également l’assurance que les congés payés soient gérés conformément à la législation française.

Le service des ressources humaines de la collectivité territoriale bénéficie aussi d’une meilleure traçabilité des demandes : comme le logiciel enregistre l’historique de chaque agent, il est plus aisé d’anticiper celles-ci à venir. Les risques de perte des dossiers sont également réduits. Une gestion digitalisée des congés renvoie une image de modernité et de souplesse de l’institution, et contribue par extension à améliorer la marque employeur de la collectivité.

En définitive, un logiciel de digitalisation des congés payés centralisant l’ensemble des demandes sera toujours plus efficace qu’une compilation manuelle de tableaux Excel. Dans la pratique, tous les acteurs de la collectivité y trouvent leur compte.

Si vous décidez de passer le pas, Berger-Levrault sera présent pour vous accompagner dans tout le processus de changement, afin de faciliter la transition vers une gestion plus efficace.