L’assistant intelligent de WeMagnus : une innovation numérique pour simplifier la vie des secrétaires généraux de mairie

Conçue par et pour les secrétaires généraux de mairies des communes de moins de 5 000 habitants, la nouvelle solution SaaS WeMagnus de Berger-Levrault révolutionne la gestion des collectivités. En regroupant tous les logiciels métiers sur une seule plateforme unifiée, WeMagnus simplifie et optimise chaque aspect de l’administration locale.

Ce qui distingue vraiment cette solution, c’est son assistant intelligent. Doté d’une IA générative avancée, il accompagne les agents des collectivités au quotidien, leur permettant de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

Décryptage avec Stéphanie Rey, Manager de projets scientifiques au sein de Berger-Levrault

D’ici 2030, plus de 30 % des secrétaires généraux de mairie auront été remplacés suite à des départs à la retraite, révélant un besoin crucial de formation et d’accompagnement pour la relève.

Accéder instantanément à des informations éparpillées dans diverses documentations ? Offrir des réponses prêtes à l’emploi, fiables et performantes ? C’est le défi relevé par les équipes de recherche et innovation de Berger-Levrault, qui ont intégré un « compagnon IA » dans la solution SaaS WeMagnus.

Le résultat ? Une plateforme unifiée, dédiée aux missions essentielles d’un secrétaire général de mairie—gestion financière, ressources humaines, services à la population—et renforcée par un assistant intelligent basé sur l’IA générative. Cette technologie permet de produire et synthétiser des contenus sous forme de textes, images, ou sons.

« En observant nos propres usages, nous avons compris que ce service pourrait répondre aux besoins de nos clients », explique Stéphanie Rey. Les assistants logiciels rencontraient en effet des difficultés fréquentes à retrouver des informations utiles dans un océan de documents.

Face à cette complexité, l’idée a émergé : un point d’accès unique, non pas un moteur de recherche classique, mais un générateur de réponses. Contrairement aux outils traditionnels, l’IA développée par Berger-Levrault comprend les questions en langage naturel et retrouve les informations pertinentes dans diverses sources (bases documentaires, règlementations, procédures, informations métier), pour formuler une réponse synthétique et justifiée.

« En collaborant avec les secrétaires généraux de mairie lors de focus groupes, nous avons saisi l’étendue de leurs besoins », ajoute Stéphanie Rey. Leur rôle exige une maîtrise rapide de multiples compétences dès la prise de fonction, et une solution centralisée répondant de manière fiable aux situations variées qu’ils rencontrent au quotidien. Quelques exemples de questions auxquelles l’assistant IA répond en citant ses sources : Comment appliquer un jour de carence à un agent en arrêt maladie ? Comment calculer les indemnités chômage d’un agent ?

Bien plus qu’un simple outil, l’assistant intelligent WeMagnus est un véritable allié pour ses utilisateurs, facilitant leur navigation quotidienne dans la complexité de leur fonction. Contrairement aux IA génératives grand public telles que ChatGPT (OpenAI) ou Gemini (Google), WeMagnus repose exclusivement sur les données propriétaires du groupe Berger-Levrault, incluant les documentations réglementaires et les aides en ligne de l’application. Cette spécificité garantit des réponses précises, instantanées et sécurisées, parfaitement adaptées au contexte métier.

L’IA de Berger-Levrault se distingue également par une caractéristique unique : sa capacité à répondre « je ne sais pas » lorsque l’information recherchée est absente des bases documentaires. Ce comportement contribue à instaurer une confiance accrue, particulièrement pour les utilisateurs plus réservés face aux nouvelles technologies.

Inscrit dans une démarche d’amélioration continue, WeMagnus évolue grâce aux retours de ses utilisateurs, permettant aux équipes de recherche et d’innovation de Berger-Levrault de mieux adapter l’assistant aux exigences réglementaires et aux besoins diversifiés des secrétaires généraux de mairie.

Pensé pour s’enrichir et se perfectionner, ce modèle d’IA pourra à terme intégrer des réglementations externes, comme les textes de Légifrance, renforçant ainsi son rôle d’accompagnateur. WeMagnus s’impose ainsi comme une solution stratégique et essentielle pour la gestion des collectivités locales, offrant une expertise technique fiable et un soutien personnalisé.

Fort de ces avancées, le groupe Berger-Levrault, en partenariat avec l’Inria (Institut national de recherche en sciences et technologies du numérique), déploie un plan stratégique ambitieux visant à repousser les frontières des IA génératives. Leur objectif : développer une intelligence artificielle souveraine et sécurisée, spécialement adaptée aux besoins distincts de chaque métier et secteur d’activité.

Ce partenariat réaffirme l’engagement de Berger-Levrault à mettre le numérique à la portée de toutes et de tous.