L’IA générative de Légibase Collectivités au service des agents territoriaux

Depuis septembre 2024, Berger-Levrault met l’intelligence artificielle au service des agents des collectivités locales, abonnés à la base documentaire Légibase Collectivités, pour faciliter leurs recherches et répondre plus efficacement à leurs besoins quotidiens. L’assistant intelligent a été mis à leur disposition dès ses premières étapes de développement, leur permettant de tester son potentiel et de mesurer son impact.

Adossé à la base d’informations juridiques Légibase Collectivités – reconnue pour sa fiabilité et sa praticité – l’assistant intelligent révolutionne l’accès à la documentation réglementaire. Fini les recherches fastidieuses ! Une simple question suffit désormais pour obtenir une réponse claire, précise et instantanée, dans un environnement sécurisé.

L’assistant offre une interaction simplifiée avec tous les contenus de Légibase Collectivités (fiches pratiques, veille juridique, modèles, etc.). Grâce à l’expertise technologique de Berger-Levrault, il sélectionne et synthétise les informations les plus pertinentes, tout en garantissant leur fiabilité. Chaque réponse est enrichie de sources et de liens directs, permettant une exploration approfondie en toute confiance.

« Quand on utilise un moteur de recherche traditionnel, les résultats sont souvent liés à des mots-clés, sans prendre en compte le contexte ou le fond du problème. Avec l’assistant intelligent de Légibase Collectivités, si l’on précise, par exemple, qu’on cherche des informations sur un sujet, il trie automatiquement et propose une sélection initiale de quatre documents pertinents. » commente Damas RAIHAUTI, Fonctionnaire communal et Officier de l’état civil par délégation de la commune de Papeete

L’ambition est claire : permettre une évaluation rapide et concrète de son efficacité.

Les agents territoriaux sont, tout d’abord, invités à faire part de leurs remarques. Tous les avis comptent, qu’ils soient positifs ou négatifs !  À chaque utilisation de l’assistant intelligent, ils peuvent indiquer leur satisfaction via des pouces 👍/👎 et laisser un commentaire.

Ces commentaires sont, par la suite, analysés par l’équipe « Living Lab » de la Direction de la Recherche et de l’Innovation Technologique et l’équipe éditoriale. Ils sont essentiels pour affiner la technologie et enrichir la base de connaissances Légibase Collectivités.

Un questionnaire est également envoyé pour collecter des impressions, attentes et besoins quotidiens.

Enfin, des échanges approfondis avec le Living Lab sont organisés pour façonner ensemble l’avenir de l’assistant intelligent.

Ce travail collectif permet ainsi d’affiner cette innovation numérique et de garantir qu’elle réponde précisément aux besoins quotidiens des utilisatrices et utilisateurs.

Après plusieurs mois d’expérimentation, l’assistant intelligent a déjà donné satisfaction et a su répondre à des questions couvrant divers sujets, comme :

• « Quelle procédure pour une demande de temps partiel pour un agent technique territorial ? »
• « Que faire si une personne s’oppose à un mariage durant la cérémonie ? »
• « Procédure pour faire reconnaitre son enfant par le père après la naissance et procéder au changement de nom »
• « Peut-on négocier qu’avec un seul opérateur économique ? »
• « Peut-on corriger la forme du groupement proposé par un candidat ? »
• « Quels sont les objectifs actuels concernant l’inclusion de clauses sociales et environnementales dans les marchés publics ? »
• « Quelles sont les conditions pour célébrer un mariage dans une commune étrangère au domicile des époux ? »
• « Est-ce que la transcription de décès vaut acte de décès ? ».

Comme un prompt bien rédigé permet d’accroître la qualité de la réponse, l’assistant intelligent de Légibase Collectivités propose aux agents territoriaux des idées de question pour affiner la pertinence des réponses et élargir la réflexion. L’assistant intelligent Légibase se distingue ainsi des autres IA génératives.

A chaque métier, ses besoins. Aussi, l’assistant intelligent Légibase Collectivités a-t-il été conçu pour accompagner dans son quotidien la secrétaire de mairie, l’officier d’état civil ou encore le responsable juridique de la collectivité.

L’assistant intelligent Légibase Collectivités s’impose comme un partenaire essentiel pour les agents administratifs confrontés à des questions juridiques, qu’ils soient en quête d’informations rapides et précises ou d’un premier niveau de réponse permettant d’engager efficacement le traitement de dossiers complexes.

L’un des atouts majeurs de l’assistant intelligent réside dans sa faculté à effectuer un tri efficace des documents juridiques. En s’appuyant sur les capacités avancées de traitement et de croisement des données, l’assistant intelligent de Légibase Collectivités fournit des réponses ciblées. Par exemple, là où une recherche manuelle nécessiterait de longues heures sur des plateformes spécialisées comme Légifrance, l’assistant intelligent propose immédiatement des décisions jurisprudentielles pointues et adaptées aux besoins spécifiques. En proposant directement les ressources les plus pertinentes, il réduit le temps de recherche et facilite l’accès à l’information cruciale.

« Il m’a fourni des documents que je n’aurais peut-être pas identifiés aussi rapidement. Même pour la jurisprudence : il m’a proposé des décisions assez pointues que j’ai pu exploiter directement. Cela m’a permis de gagner énormément de temps. » souligne Catherine GRACIA, chargée d’étude à la DDT 67

« Avec l’assistant intelligent les réponses sont beaucoup plus ciblées et précises. Là où, sans l’assistant, il faut faire de nombreuses recherches pour trouver les éléments, avec lui, on gagne en rapidité et en pertinence. Il filtre et cible les informations, ce qui évite de perdre du temps. » commente Catherine GRACIA, Chargée d’étude à la DDT 67

En fournissant des réponses instantanées, l’assistant intelligent optimise le temps de traitement des demandes, tant en interne qu’en interaction avec les citoyens. Les réponses sont claires, bien organisées et directement exploitables. Cette clarté favorise un partage fluide des informations, que ce soit entre collègues ou lors de communications avec le citoyen.

« L’assistant est pratique pour obtenir des réponses rapides sur des questions courantes, comme la réglementation des mariages ou des actes d’état civil. » commente Aurélie LITAUD, responsable adjointe Services affaires générales de la mairie de Saint-Genis-Laval

L’assistant intelligent joue aussi un rôle de facilitateur en guidant l’agent administratif dans ses réflexions. Même lorsqu’une réponse clé en main n’est pas toujours disponible, l’assistant intelligent oriente efficacement les recherches, aide à dégrossir les problématiques complexes et apporte une valeur ajoutée en termes de gain de temps et de pertinence. Pour le Responsable de service, dont le travail repose principalement sur l’interprétation des textes juridiques, l’assistant intelligent devient un véritable allié : il aide à concentrer son analyse sur des points stratégiques et à recentrer ses recherches.  La qualité des décisions prises est ainsi améliorée.

« Ça permet de confirmer une décision et, par rapport aux collègues, ça permet de conforter leur point de vue et la décision qu’ils doivent prendre (…) cela renforce leur confiance dans les choix qu’ils doivent faire. » ajoute Damas RAIHAUTI, Fonctionnaire communal et Officier de l’état civil par délégation de la commune de Papeete

Au-delà de la productivité individuelle, l’assistant intelligent renforce également la dynamique d’équipe. En offrant un support véritable pour valider les décisions en cours et conforter les points de vue des collaborateurs, il contribue à développer leur confiance et leur autonomie. Son utilisation régulière favorise une montée en compétences et une meilleure appropriation des sujets complexes, transformant chaque interaction avec l’outil en une opportunité d’apprentissage

« Au sein des équipes, certains agents voient même en l’AI Légibase un outil pour qu’ils gagnent en autonomie dans la gestion quotidienne des dossiers. » conclut Damas RAIHAUTI, fonctionnaire communal et officier de l’état civil par délégation de la commune de Papeete

L’assistant intelligent de Légibase Collectivités accompagne ainsi les agents des collectivités dans chaque décision. Cette innovation numérique est une des illustrations de l’engagement de Berger-Levrault à mettre le numérique à la portée de toutes et de tous.