WeMagnus : la solution SaaS tout-en-un qui facilite le quotidien des mairies de moins de 5 000 habitants

Face à la complexification des évolutions règlementaires, au manque de formation continue et à la pénurie de secrétaires généraux de mairie expérimentés, les communes rencontrent de réelles difficultés pour recruter de nouveaux agents sur ce poste indispensable au bon fonctionnement de la municipalité.

Depuis plus de 40 ans, Berger-Levrault accompagne les collectivités avec des solutions conçues pour simplifier le quotidien des agents publics. Une expertise historique qui a évolué au fil des décennies, avec un objectif constant : alléger les tâches répétitives pour redonner du temps à l’essentiel.

L’aventure a commencé en 1985 avec Magnus, avant de prendre un nouveau tournant en 1995 avec Wmagnus, puis e.magnus. Aujourd’hui, cette évolution naturelle donne naissance à WeMagnus, une solution SaaS tout-en-un, pensée spécifiquement pour les communes de moins de 5 000 habitants, les syndicats intercommunaux et les petites communautés de communes.

Doté des dernières avancées en intelligence artificielle, WeMagnus marque une nouvelle étape dans la gestion des collectivités. Plus intuitif, plus intelligent, plus fluide, il répond aux défis actuels des petites collectivités en leur offrant un outil moderne, sécurisé et centré sur l’utilisateur.

Pourquoi WeMagnus ?

Très attachés à la gamme e.magnus, synonyme de confiance, de fiabilité et de performance, nous avons souhaité y accoler «We » qui signifie « nous » en anglais afin de symboliser le fait que nous sommes et serons toujours à vos côtés pour vous aider à réussir dans vos missions du quotidien.

Lancée en 2023 lors du Salon des Maires et des Collectivités Locales, cette nouvelle solution a déjà été adoptée par de nombreuses mairies. Sophie Stadler, adjointe administrative chargée des finances à la mairie de Cuffies, a trouvé la prise en main facile dès le départ : « Après une démonstration en visio, nous avons tout de suite été emballés par cette solution qui est beaucoup plus intuitive et moderne. Ensuite, un technicien est venu une journée en mairie pour nous former. »

L’un des grands atouts de WeMagnus est sa capacité à proposer une transition fluide et sécurisée grâce à la reprise complète des données existantes ainsi que la mise à disposition de guides interactifs et d’assistants métiers. Afin de simplifier l’appropriation de l’outil, un technicien de proximité assure des sessions de formation sur site auprès des agents, une démarche saluée par Angélique Mauriaud, secrétaire générale de la commune de Saint-Igny-de-Vers : « WeMagnus est très différent de l’ancien logiciel que j’utilisais. J’ai pu parcourir tout le logiciel en détail avec une formatrice et maintenant c’est beaucoup plus simple ».

La priorité de cette solution est de diminuer la pression mentale qui pèse sur les secrétaires généraux et les agents municipaux. L’automatisation des tâches récurrentes, ainsi que la garantie d’une saisie conforme aux exigences règlementaires, jouent un rôle central. Sophie précise : « Depuis que j’utilise WeMagnus je gagne du temps dans la réalisation de mes tâches, notamment grâce à l’ergonomie de la plateforme. Et en plus, on n’oublie rien puisque tout est à la suite et s’enchaîne logiquement ! »

De plus, un Assistant Intelligent intégré permet de répondre en langage naturel aux questions métier et fonctionnelles des utilisateurs. Cet outil automatise la recherche d’informations et facilite l’exécution de tâches complexes : il fait gagner un temps précieux ! Le tchat intégré permet aussi un échange direct avec un expert métier pour des réponses immédiates.

Un autre point essentiel de cette solution est l’envoi automatique de notifications rappelant les échéances règlementaires importantes. Ces alertes peuvent être transformées en tâches à accomplir et ajoutées directement à la « todolist », permettant ainsi une gestion plus sereine et organisée.

Accessible via une simple connexion internet depuis n’importe quel appareil, cette solution offre également une plus grande flexibilité aux agents et aux élus, leur permettant de consulter des dossiers ou répondre à des demandes, même en déplacement.

La sécurité des données est également au cœur des préoccupations de WeMagnus. La confidentialité et l’intégrité des données sensibles sont pleinement garanties grâce à des protocoles de sécurité avancés et des systèmes de sauvegarde performants. « Nous travaillions déjà avec Berger-Levrault, donc nous étions déjà convaincus de la sécurité des outils », témoigne Angélique Mauriaud. Dans un contexte où les mairies manipulent quotidiennement des données personnelles et confidentielles, cette sécurité est essentielle pour prévenir tout risque de cyberattaque.

Au cœur de la solution WeMagnus, découvrez WeDelib, logiciel conçu pour la gestion des assemblées délibérantes. Dématérialisez la gestion des séances, des projets de délibérations et de transmission des actes tout en garantissant le respect des dispositions légales.  Avec WeDelib, ce sont des bénéfices concrets au quotidien :

• Gain de temps et efficacité accrue: utilisez les automatismes pour vous débarrasser des tâches chronophages
• Conformité légale respectée: gérez sereinement les contraintes légales et réglementaires
• Télétransmission simplifiée et sécurisée: envoyez sans délai vos délibérations directement depuis WeDelib et obtenez l’accusé de réception électronique de la Préfecture.

En bref, grâce à cette solution fiable et sécurisée, les agents peuvent se concentrer pleinement sur leur mission, sans craindre des violations de sécurité ou des pertes de données. WeMagnus allie efficacité, sérénité et flexibilité et représente un véritable atout pour les mairies comme le témoigne Sophie Stadler : « Mon retour d’expérience depuis que nous avons adopté WeMagnus à la mairie ? C’est plus que positif ! ».