Alors même que la digitalisation des services RH s’accélère, la dématérialisation du bulletin de paie des agents titulaires ou non apparaît comme une évidence. Si les bulletins de paie des agents de la Fonction Publique sont d’ores et déjà mis à disposition au format électronique dans l’Espace Numérique Sécurisé des Agents Publics (ENSAP), aucun texte ne prévoit de dispositifs analogues pour la Fonction Publique Territoriale et Hospitalière.
C’est pourquoi, le choix d’un coffre-fort numérique adapté au secteur public, respectant le cadre légal et réglementaire est crucial.
Quelles sont les règles à suivre pour sélectionner une solution de coffre-fort numérique adaptée à vos besoins ? Voici quelques pistes à explorer pour verrouiller vos orientations et faire le bon choix.

Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?

Tout d’abord, revenons sur l’appellation : il s’agit en aucun cas d’un terme propre à une entreprise mais bien d’une appellation définie par l’article L.122-22 du Code de la Consommation et l’article L.103 du code des postes et des communications électroniques. Ce coffre-fort numérique peut être déployé par les employeurs publics ou privés désireux de mettre à la disposition de leurs collaborateurs un outil simple et intuitif pour la gestion administrative de leurs documents RH. Ainsi, vous pourrez y déposer directement des documents administratifs tels que les bulletins de paie électroniques, les attestations fiscales ou toutes pièces justificatives et ainsi, en faciliter la diffusion. Côté agent, cet espace virtuel est strictement personnel et sécurisé : ainsi, chaque collaborateur peut consulter, organiser et archiver ses documents dématérialisés comme il l’entend dans son interface.

Néanmoins, le coffre-fort numérique n’est pas un simple système de stockage de documents ou d’archivage électronique. Son intérêt est de garantir la protection, l’intégrité, la confidentialité et la traçabilité des documents numériques à valeur probante qu’il conserve.

C’est pour cette raison que, depuis le décret n° 2018-418 du 1er  janvier 2019 relatif aux conditions de mise en œuvre d’un coffre-fort électronique, le service est soumis à une réglementation française très stricte : toutes les données stockées doivent être chiffrées et la solution doit garantir la réception, le stockage sécurisé, la suppression et la transmission des documents au format électronique dans des conditions sécurisées permettant de justifier leur intégrité. Ainsi, un coffre-fort numérique doit proposer différentes fonctionnalités permettant de :

  • déposer et lire des données,
  • lire des métadonnées techniques,
  • consulter le journal des identifiants,
  • surveiller l’intégrité des documents et des données,
  • lister tout ou partie du contenu du coffre,
  • restituer des données, en vue d’une lecture ou d’une destruction,
  • indiquer l’horodatage des versements.

Ainsi, vous pouvez contrôler la traçabilité de vos données et garantir l’intégrité du coffre-fort numérique. En effet, à la différence des autres services de stockage numérique, les données stockées du coffre-fort Numérique ne doivent pas être accessibles à l’hébergeur.

Quelles différences entre le coffre-fort numérique, une solution GED ou SAE ?

Coffre-fort numérique, solution de Gestion Électronique de Documents (GED) et Système d’Archivage Électronique (SAE) sont trois solutions complémentaires pour la dématérialisation des documents, répondant à des enjeux et besoins différents.

La GED, Gestion Électronique de Documents

Numérisation, capture, classement, sécurisation, partage, validation… La GED permet de faciliter la gestion des échanges documentaires internes à votre structure, en les rendant exploitables au format électronique. Ainsi, l’enjeu principal d’une solution GED est d’améliorer l’accès, la circulation et l’accessibilité aux documents entre collaborateurs au quotidien.

Le SAE, Système d’Archivage Électronique

Contrairement à la GED qui permet un travail continu sur les documents, le SAE permet de conserver des documents validés dont l’état doit être figé. En effet, une fois intégré dans un Système d’archivage numérique, le document ne peut être modifié : la sécurité, l’intégrité, la pérennité, la confidentialité et l’authenticité des documents stockés en son sein dont sont donc assurés.

Le coffre-fort numérique apparaît comme une forme spécifique et complémentaire d’un Système d’Archivage Électronique dont la sécurité est accrue par l’accès limité à un seul utilisateur.

Pourquoi utiliser un coffre-fort numérique au sein de votre collectivité ?

Illustration concrète de la dématérialisation de vos processus RH, l’utilisation d’un coffre-fort numérique est un atout majeur pour votre collectivité locale. Il vous permet de valoriser votre marque employeur, notamment aux yeux des nouvelles générations, pour lesquelles il est indispensable que l’ensemble des documents de leur vie administrative soit dématérialisé : bulletins de paie mais aussi attestations fiscales, contrats de travail, relevés de carrière, … De plus, vous réalisez des économies sur les coûts engendrés par la distribution des bulletins de paie : vous dites ainsi adieu à l’archivage papier, aux impressions, mises sous pli, affranchissements mais aussi aux risques de perte ou de dégradation des documents. La dématérialisation du bulletin de paie et l’utilisation du coffre-fort numérique génère donc de nombreux bénéfices : gain de place, de temps mais aussi sonnantes et trébuchantes.

Le chiffre clé : 16 500 Tonnes

C’est le poids total de papier constituant les dossiers des 5,5 millions d’agents de la fonction publique. En effet, le dossier agent contient l’ensemble des documents relatifs à toutes les étapes de sa carrière. Si on estime le poids du dossier à 300 g en début de carrière, celui-ci monte à plus 3 kg au bout de 40 ans. Sachant qu’il doit être conservé par l’administration jusqu’au 80 ans de l’agent, ce sont plus de 16 500 tonnes qui circulent et sont conservés au sein de la fonction publique.

 

Pour l’agent aussi, la gestion de sa carrière est facilitée : fini les gros classeurs, il retrouvera dans son propre espace virtuel tous les documents importants et soumis à une obligation légale de conservation.

Les règles d’or pour ne pas se tromper

S’assurer de la conformité juridique du coffre-fort numérique

Premier point de vigilance : comme cela a été dit plus haut, toute solution de stockage n’est pas un coffre-fort numérique. La solution choisie doit être conforme aux normes AFNOR NF Z42 -103 sur l’archivage électronique et NF Z42-200, qui a pour but « de définir les fonctions minimales que doit posséder un Composant Coffre-Fort Numérique (CCFN) destiné à la conservation d’objets numériques (ON) dans des conditions de nature à en garantir leur intégrité dans le temps ». Cette dernière norme précise les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre du versement à l’archivage, en passant par la consultation, la destruction ou la restitution des documents numériques afin de garantir leur intégrité.

Ainsi, la solution proposée par Berger-Levrault dispose :

  • de la certification NF 461 garantissant la conformité aux exigences de la norme AFNOR
    NF Z 42-013 relative au système d’archivage électronique (SAE) ;
  • du label Tiers-archiveur de la Fédération des Tiers de Confiance du numérique (FNTC)

Le choix de la solution va de pair avec le lieu de stockage des données. Veillez à vous tourner vers une solution hébergée dans un datacenter sécurisé et souverain certifié ISO 27001.  De plus, selon la nature des documents à stocker, d’autres normes sont à prendre en compte : ainsi, l’agrément HADS (Hébergement agréé des données de santé) permet de stocker des documents liés à la santé, en toute sécurité.

Valider l’interopérabilité du coffre-fort numérique avec votre logiciel de paie

Au-delà de l’aspect légal, il est important de vérifier les différents aspects techniques à l’heure de faire votre choix. Parmi les points cruciaux à vérifier, l’interopérabilité du coffre-fort avec votre logiciel SIRH. En effet, l’intégration de votre solution à votre logiciel de paie est un gage de réussite car elle permettra le versement automatique des bulletins de paie par exemple, la supervision des flux et plus de fluidité dans la consultation des documents. Vous signerez ainsi la fin des tâches administratives chronophages pour votre équipe qui gagnera en productivité. En effet, vous savez quels documents ont été envoyés dans le coffre-fort depuis votre SIRH ou quels agents préfèrent rester au format papier : la génération des bulletins de paie, devant être envoyés au format papier, en est simplifiée.

Vérifier la capacité de stockage du coffre-fort numérique

Toutes les solutions du marché n’ayant pas la même capacité de stockage, il convient de choisir un espace de stockage adapté au volume de documents traités. Selon la capacité choisie, les agents pourront ajouter d’autres documents personnels tels que leurs papiers d’identité pour se faciliter leurs différentes démarches administratives depuis leur coffre-fort personnel.

Choisir une solution garantissant la sécurité de vos données

Afin de garantir la valeur probante des documents qu’il héberge, un coffre-fort numérique doit garantir :

  • leur intégrité par l’apposition d’une empreinte numérique lors du dépôt,
  • la confidentialité des données via le cryptage, le contrôle d’accès et la traçabilité des utilisateurs ayant accédé au service,
  • la pérennité du service dans le temps par des contrôles réguliers.

De plus, depuis le Décret n° 2018-853 du 5 octobre 2018, tout coffre-fort numérique doit permettre la réversibilité c’est-à-dire le droit pour l’agent de récupérer les données qui y sont déposées de façon complète, intègre et dans un délai raisonnable.

Référence dans l’édition de logiciels de ressources humaines et paie et soucieux de la sécurité de vos documents, Berger-Levrault vous propose un service de coffre-fort numérique à valeur probatoire, qui deviendra le fer de lance de la relation avec vos agents.

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