Comment WeMagnus aide les secrétaires généraux de mairie à mieux gérer leur charge de travail ?

Dans les mairies et les collectivités territoriales, les secrétaires généraux de mairie sont bien plus que des rouages administratifs : ce sont les « gardiens » du bon fonctionnement communal.
Entre la gestion des dossiers, les urgences du quotidien et les relations avec les habitants, leur emploi du temps ressemble souvent à une course contre la montre.

Face à cette réalité, une question revient sans cesse : comment retrouver une bonne organisation des missions et des services tout en préservant sa sérénité ?
La réponse tient peut-être en un mot : l’assistant personnel de WeMagnus.
Portail d’accès de la solution, il aide les agents territoriaux à reprendre le contrôle sur leur temps et leur organisation.

Quelle est la journée type d’un secrétaire générale de mairie ?

8h30. Dans une commune de 1200 habitants. Marie, secrétaire générale de mairie, allume son ordinateur et consulte l’ensemble des demandes reçus depuis la veille : demande d’acte de naissance, devis à valider, convocation au prochain conseil municipal, dossier d’urbanisme à instruire…
Avant même le premier café, les urgences s’enchaînent.

Cette scène, des milliers d’agents la vivent chaque jour. La fonction de secrétaire général de mairie, c’est la polyvalence incarnée : comptabilité, paie, ressources humaines, accueil du public, urbanisme, communication…
Et tout cela, souvent seul(e)ou dans une équipe réduite.

D’après l’étude nationale « Conditions de travail des secrétaires généraux de mairie et développement du réseau départemental » conduite par l’Association Nationale des Directeurs et Directeurs adjoints des Centres De Gestion (ANDCDG), plus de 70 % des secrétaires généraux estiment manquer de temps pour accomplir sereinement leurs missions.
Dans ses programmes de formation de secrétaire général de mairie, le Centre national de la fonction publique territoriale (CNFPT) souligne d’ailleurs que cette fonction exige une grande rigueur, une forte adaptabilité et un sens des responsabilités à toute épreuve.

Mais comment garder le cap au milieu d’une complexité administrative et règlementaire croissante ?
Comment rester efficace sans sacrifier son équilibre personnel ? C’est là que l’organisation devient un véritable enjeu stratégique pour les agents.

On ne le dira jamais assez : bien s’organiser, c’est déjà gagner du temps.
Mais dans le contexte particulier d’une mairie, trouver les bonnes modalités d’organisation n’est pas toujours simple. Entre les rendez-vous avec les élus, les citoyens impatients et les urgences administratives, les priorités changent chaque heure.

Selon le CNFPT, plusieurs leviers simples à mettre en place peuvent vraiment transformer votre façon de travailler :

1. Anticiper les cycles récurrents
   Budget, paie, élections, délibérations… ces missions suivent un calendrier. Visualiser les grandes échéances permet d’éviter les rushs de dernière minute.
2. Structurer sa journée
   Réserver les matinées aux tâches de fond et les après-midis aux échanges (public, élus, partenaires). Cela aide à maintenir le rythme sans se disperser.
3. Centraliser les informations
   Fini les fichiers éparpillés entre le serveur, les mails et les classeurs papier. Un espace unique fluidifie la coordination et la traçabilité.
4. Mutualiser et partager
   Même dans les petites communes, déléguer certaines tâches ou documenter les procédures contribue à une bonne organisation des services sur le long terme.
5. Se former régulièrement
   La formation est une clé essentielle pour rester à jour sur les normes, les outils numériques et les bonnes pratiques organisationnelles.

Ces gestes simples, combinés à des outils adaptés, transforment la charge en sérénité et redonnent de la maîtrise à celles et ceux qui font tourner les mairies.

Alors oui, gérer son temps est un art… surtout quand les imprévus rythment vos journées. Quelques bonnes pratiques éprouvées s’imposent :

• Commencer chaque journée par des missions clairement définies
  Trois priorités, pas plus. Les identifier permet de garder le cap, même quand le téléphone sonne sans arrêt.
• Planifier les tâches récurrentes
  Utilisez des rappels ou des outils comme WeMagnus pour automatiser le suivi des échéances budgétaires, des déclarations ou des transmissions comptables.
• Communiquer avec méthode
  Fixer des points réguliers avec le maire ou les élus évite les urgences de dernière minute et les doublons.
• S’accorder du temps de recul
  Un quart d’heure chaque vendredi pour faire le point sur la semaine : ce petit rituel fait des merveilles pour ajuster sa charge de travail.

Mais soyons honnêtes : ces bonnes résolutions tiennent rarement dans la durée sans outils adaptés.
Et c’est précisément ce qu’apporte l’assistant personnel de WeMagnus, la solution pensée pour faciliter la vie des agents communaux

Un accès unique à tous vos outils

Plutôt que d’ouvrir une multitude de logiciels, l’assistant personnel réunit tous vos outils métiers en un seul espace : comptabilité, paie, RH, état civil, délibérations, services à la population…
En un clic, vous accédez à vos raccourcis favoris, vos mémos, vos tâches prioritaires etc.

👉 Résultat : moins de manipulations, moins d’erreurs, plus d’efficacité.
C’est la base d’une bonne organisation des services, fluide et cohérente, dans laquelle chaque minute compte.

Prenez le contrôle de votre journée

Le « tableau de bord » de WeMagnus est un vrai allié au quotidien.
Il vous permet de visualiser en un coup d’œil vos tâches, d’identifier les urgences, de hiérarchiser les priorités et d’anticiper les échéances réglementaires.

👉 Vous ne subissez plus vos journées : vous les pilotez.
Avec une approche claire et visuelle, l’organisation devient intuitive — et votre charge mentale, beaucoup plus légère.

Des échéances automatisées et maîtrisées

Les échéances, surtout règlementaires, font partie des grandes sources de stress pour les secrétaires généraux de mairie.
Paie, budget, transmission comptable, élections, … le moindre oubli peut avoir de lourdes conséquences.
WeMagnus vous aide à ne plus rien oublier grâce à l’intégration automatique de ces échéances dans votre calendrier de tâches.
Des processus guidés vous accompagnent pas à pas pour les opérations récurrentes comme le budget, la paie ou la gestion du conseil municipal.
Vous gagnez en fiabilité, en sérénité et en confort de travail.

Un assistant virtuel disponible 24h/24

Besoin d’un rappel sur une réglementation ou d’aide sur une fonctionnalité ?
L’Assistant Intelligent WeMagnus répond à vos questions en langage naturel.
Grâce à la base de connaissances Berger-Levrault, mise à jour en continu, vous obtenez des réponses fiables en quelques secondes.

💬 Plus besoin de chercher sur plusieurs sites ou d’appeler le Centre de Gestion du département : tout est centralisé dans votre assistant.

« Depuis que j’utilise WeMagnus, je gagne du temps dans la réalisation de mes tâches quotidiennes grâce à la plateforme.
Et en plus, on n’oublie rien puisque tout est à la suite et s’enchaîne logiquement ! »
— Sophie Stadler, Adjointe administrative en charge des finances – Mairie de Cuffies

Dès les premières semaines d’utilisation, les secrétaires généraux de mairie constatent une véritable transformation de leur quotidien :

• ⏱️ Gain de temps : accès rapide aux bons outils et automatisation des tâches récurrentes
• 💡 Montée en compétences : une meilleure maîtrise des processus et de la réglementation
• 🤝 Collaboration facilitée : communication plus fluide avec les élus et les services
• 😊 Réduction du stress : un environnement de travail organisé, clair et apaisé

Reprenez le contrôle de votre charge de travail

La charge administrative ne disparaîtra pas. Mais avec WeMagnus, vous pouvez choisir de ne plus la subir.

L’Assistant Personnel de WeMagnus, c’est la garantie de :

✓ Ne plus rien oublier
✓ Toujours avoir la bonne information au bon moment
✓ Gagner du temps pour ce qui compte vraiment
✓ Intégrer un réseau solidaire de collègues
✓ Retrouver la sérénité dans votre métier