Digitalisation des congés payés : quels bénéfices pour les collectivités locales ?

Publié le 2 mai 2023 – Mis à jour le 5 juin 2025

À la simple idée de devoir poser ses congés, Sophie, agent administratif dans une collectivité, soupire déjà de découragement. Comme chaque année, elle va probablement imprimer sa feuille de demande, cocher des petites cases, se tromper, raturer, réimprimer une feuille, recocher, transmettre à sa responsable pour validation… Et attendre, un temps indéterminé, mais généralement bien trop long pour prévoir ses vacances suffisamment à l’avance, que la machine administrative fasse son travail. À moins que cette année, sa collectivité ait eu la brillante idée de choisir une solution numérique ?

Progressivement mise en place à la fois dans les secteurs privé et public, la digitalisation est un processus global qui transforme de manière significative l’organisation du travail de nombreux services. Parmi eux, le service de gestion des ressources humaines des collectivités est particulièrement impliqué : dossier individuel de l’agent, formation, bulletin de paie, DSN… Et gestion des congés payés. De l’agent au responsable de service en passant par le service RH, découvrez les bénéfices d’une solution numérique de gestion des congés et des absences pour votre collectivité locale.

Pour vos collaborateurs, la digitalisation des congés payés est synonyme d’une gestion plus efficace et plus transparente de leurs demandes : finis les interminables allers-retours entre l’agent, le responsable et le service RH, avec la feuille de demande imprimée qui a une fâcheuse tendance à se perdre en chemin…

Une solution de digitalisation des congés payés offre de nombreux avantages aux agents :

• Pose des congés en quelques clics
• Délais de validation réduits
• Accès au solde de tout compte mis à jour en temps réel
• Accès permanent à leur espace, via n’importe quel support numérique (smartphone, tablette ou ordinateur)
• Suivi de l’état de la demande en temps réel

Il ne leur reste plus qu’à attendre d’être notifié de la décision prise par le valideur.

Organisation efficace des RTT

Avec une gestion simplifiée et centralisée, les agents gagnent en autonomie et en sérénité. Ils peuvent planifier leurs RTT (Réductions du Temps de Travail) en toute transparence, sans crainte d’erreurs ou de pertes de documents. L’accès immédiat à leur solde et la possibilité de consulter les plannings d’équipe leur permettent d’anticiper leurs absences en fonction des besoins du service. En réduisant les incertitudes et les délais d’attente, ces outils numériques participent à une meilleure organisation du travail et à un équilibre optimisé entre vie professionnelle et personnelle.

Simplification de la demande des congés annuels

En fluidifiant la gestion des congés annuels, ces outils numériques apportent un réel confort aux agents. Ils bénéficient d’une meilleure visibilité sur leurs droits et leurs demandes, tout en réduisant les incertitudes liées aux délais de validation. La simplification des processus allège également la charge administrative des services RH, permettant à chacun de se concentrer sur ses missions essentielles. Cette transformation digitale garantit ainsi une organisation plus souple et plus réactive, au service d’un équilibre optimisé entre besoins opérationnels et qualité de vie au travail. 

À noter 
Certains logiciels, comme BL.monPortail RH, permettent également aux agents territoriaux de gérer l’ensemble de leurs demandes décentralisées depuis leur espace personnel : saisie de l’ensemble des demandes d’absences (RTT, CET, etc.) mais également modifications des données administratives, demandes de droits supplémentaires (travail à temps partiel, congé parental, disponibilité)… Ainsi, grâce au numérique, chaque agent devient acteur de son quotidien et les différents services gagnent en autonomie.

Avec une solution de gestion des congés et des absences, les managers :

• sont notifiés automatiquement d’une demande,
• acceptent ou refusent les demandes en un clic,
• visualisent le planning de leur équipe en un coup d’œil,
• planifient en conséquence les besoins en ressources humaines.

Les responsables de service pilotent ainsi plus facilement leur activité. Par ailleurs, la visualisation des effectifs présents dans les différents services au sein de leur équipe, période par période, facilite la gestion des semaines de forte demande. La digitalisation permet également une meilleure communication entre les agents et leurs responsables, ce qui participe à l’amélioration du bien-être au travail de chacun.

Côté gestionnaires RH, la digitalisation des congés payés présente de nombreux avantages. Exit le fonctionnement papier, les incohérences dans les plannings des équipes, les erreurs de saisie, les temps de traitement à rallonge. Dématérialiser la gestion des congés et absences, c’est simplifier la gestion RH à toutes les étapes :

• Les droits (CP, RTT, CET), pré-paramétrés par le service RH de la collectivité dans le logiciel SIRH, redescendent automatiquement dans la solution de gestion des congés et absences. De cette manière, les calculs sont automatisés et vérifiés électroniquement. Les données sont ensuite automatiquement répercutées ensuite sur la paie. Cette sécurité permet d’éviter des anomalies pouvant entraîner d’importantes conséquences financières pour la collectivité et ses agents ;
• Les demandes de congés et absences sont réalisées directement par les agents des différents services sur leur espace, puis envoyées en instantané aux valideurs ;
• Les circuits de validation, paramétrables dans l’outil, assurent aux gestionnaires que les bons acteurs ont été impliqués dans les processus et facilitent la communication entre les parties-prenantes.

Grâce à la mise à jour automatique du SIRH et des données en paie à la validation des demandes, une solution comme BL.monPortail RH libère les membres du service RH des tâches chronophages. Ils peuvent alors se consacrer à des actions à plus forte valeur ajoutée comme la gestion du personnel, la formation, les entretiens notamment.

Automatisation du calcul des jours de fractionnement

L’attribution des jours de fractionnement représente souvent un véritable casse-tête pour les services RH des collectivités territoriales. La digitalisation transforme radicalement cette tâche complexe grâce à des algorithmes de calcul performants.

Les responsables RH peuvent désormais paramétrer les règles d’attribution selon leur contexte spécifique. Le système analyse automatiquement les périodes de congés posées par chaque agent, détermine l’éligibilité aux jours supplémentaires et met à jour les compteurs en temps réel.

Cette automatisation sécurisée garantit une parfaite équité de traitement entre les agents. Les gestionnaires RH gagnent un temps précieux, auparavant consacré aux vérifications manuelles et aux recalculs fastidieux des droits individuels.

Centralisation et mise à jour automatique des plannings 

Les services RH des collectivités bénéficient d’une vision globale et instantanée des effectifs présents. Le système synchronise en temps réel les données entre les différents services, offrant une vue d’ensemble précise des absences programmées. 

Les responsables visualisent d’un coup d’œil les pics d’activité et adaptent leurs ressources en conséquence. Cette approche proactive renforce la qualité du service public rendu aux usagers. 

Un tableau de bord centralisé affiche les soldes de congés, les validations en attente et l’historique des demandes. Les compteurs se rafraîchissent instantanément à chaque modification, garantissant une cohérence parfaite entre les plannings des équipes et les droits individuels. 

La digitalisation des congés payés représente une économie d’argent pour la collectivité : les coûts liés au temps et à la main-d’œuvre nécessaire pour la gestion manuelle des demandes de congés payés sont réduits. Elle offre également l’assurance que les congés payés soient gérés conformément à la législation française.

Le service des ressources humaines de la collectivité territoriale bénéficie aussi d’une meilleure traçabilité grâce à l’historique des demandes : comme le logiciel enregistre l’historique de chaque agent, il est plus aisé d’anticiper celles-ci à venir. Les risques de perte des dossiers sont également réduits. Une gestion digitalisée des congés renvoie une image de modernité et de souplesse de l’institution, et contribue par extension à améliorer la marque employeur de la collectivité.

En définitive, un logiciel de digitalisation des congés payés centralisant l’ensemble des demandes sera toujours plus efficace qu’une compilation manuelle de tableaux Excel. Dans la pratique, tous les acteurs de la collectivité y trouvent leur compte.

Si vous décidez de passer le pas, Berger-Levrault sera présent pour vous accompagner dans tout le processus de changement, afin de faciliter la transition vers une gestion plus efficace.