Depuis novembre 2020, la mise en place du télétravail s’est à nouveau imposée dans les collectivités et administrations. Une transformation à marche forcée qui a suscité de nombreuses interrogations :

  • Comment préserver la continuité du service public en travaillant à distance ?
  • Comment échanger et travailler efficacement avec ses collègues sur les mêmes documents de façon totalement fluide et sécurisée ?
  • Comment maintenir les processus internes en validant et en signant des documents à distance ?

La solution BL.GED proposée par Berger-Levrault permet de simplifier la mise en place du travail à distance autour de 3 grands axes majeurs.  

Vos documents sont toujours avec vous

Depuis quelques mois, le télétravail est devenu votre quotidien mais vous n’avez pu emporter ni votre ordinateur ni vos dossiers papiers encombrants sous le bras. De plus, pour des questions de sécurité, vous ne pouvez accéder au réseau de votre collectivité depuis votre ordinateur : vous devez vous contenter d’échanges et de transferts de fichiers via votre boîte mail avec les risques d’erreurs que cela comporte. La continuité de service public est alors entravée.

La Gestion électronique de documents (GED) rend possible le dépôt, la diffusion et l’accès aux documents en tout lieu et à toute heure, en toute sécurité depuis une plateforme collaborative. Plus qu’un outil de partage de documents, c’est un intranet mobile calqué sur votre organisation et vos procédures qui vous est proposé.

Les documents sont répertoriés en un seul endroit selon un plan de classement défini par et pour les collectivités : agents, élus et même prestataires externes peuvent consulter les documents mis à leur disposition. Pour y accéder, rien de plus simple, une connexion internet suffit : vous pouvez travailler depuis votre ordinateur, votre tablette ou l’application mobile dédiée. Les partages entre agents et/ou élus sont ainsi fluidifiés et facilitent la collaboration au quotidien.

Un partage de données sécurisé

Au-delà de la dématérialisation des documents, l’archivage et la traçabilité des documents importés dans votre logiciel GED permet d’éviter la perte d’informations, la malveillance etc. Vos documents et l’ensemble de vos données sont hébergés dans un datacenter souverain, situé en Normandie et certifié ISO 27 001.

La sécurité de vos données est aussi garantie par une authentification sécurisée : chaque agent ou élu dispose d’un accès individualisé (couple identifiant/mot de passe), lui permettant d’accéder à votre base documentaire.

De plus, la gestion des droits d’accès permet de préserver la confidentialité des documents et de restreindre l’accès aux dossiers et fonctionnalités selon les utilisateurs.

Une collaboration entre agents accélérée au quotidien

Préserver les processus présents au sein de votre mairie ou collectivité territoriale est un enjeu essentiel dans cette transition vers une organisation du travail hybride. Au-delà de l’accès facilité à vos différents documents, la solution BL.GED propose une gestion avancée de vos documents, qui simplifie votre organisation, raccourcit les processus et facilite le travail collaboratif. En effet, elle améliore la qualité de l’information par :

  • un partage d’informations en temps réel, qui diminue l’envoi de fichiers obsolètes et permet une simplification organisationnelle ;
  • une gestion de la durée de vie de vos documents ;
  • un système de notifications : documents déposés, validations à effectuer ;
  • un moteur de workflows complet et intuitif pour créer des circuits de validation linéaires ou conditionnels ;
  • l’accès à une base documentaire unique et mise à jour.

Votre collectivité gagne ainsi en réactivité et en productivité : vos processus administratifs sont automatisés en interne, ce qui vous permet de mieux répondre aux demandes des administrés qui continuent de vous solliciter. Cela vous donnera aussi plus de temps pour vous recentrer sur la gestion de vos équipes. 

On s’y met rapidement !

La mobilité et le télétravail font évoluer les pratiques professionnelles, notamment dans la fonction publique où la culture du présentiel est très ancrée. La démocratisation du télétravail en son sein doit s’accompagner d’une stratégie de dématérialisation des données. Ainsi, la mise en place d’une solution de Gestion Électronique des Documents dans votre collectivité territoriale participe au développement d’une confiance nouvelle au sein des équipes et démontre que la continuité du service public peut s’effectuer même à distance.