C’est l’un des effets collatéraux de la crise sanitaire : la mise en place du télétravail dans la fonction publique. Et la prolongation de celle-ci vient de pousser la direction générale des collectivités locales à inciter les employeurs territoriaux à suivre les consignes du Premier ministre visant à le renforcer toujours plus. Pourtant, si les directives sont claires, la mise en place dans les faits est plus compliquée : manque d’équipements, coûts supplémentaires, culture du management à réinventer…

1 – L’absence de formalisation de la mise en place du télétravail

Bien que permis par le décret n° 2016-151 du 11 février 2016, le télétravail n’est pas dans la « culture » de la fonction publique. Certaines collectivités ont commencé à tendre vers ce nouveau mode de travail soit de manière homéopathique, via des expérimentations ou en le mettant en place pour des agents ayant des missions télétravaillables. La culture collective du télétravail était quasi absente de la fonction publique. Il est donc important de revenir aux fondamentaux et définir les objectifs, les grandes règles (horaires, pauses, droit de déconnexion…) et leurs modalités d’application mais aussi les droits et obligations des agents et managers en télétravail. Cela doit passer par une charte du télétravail qui concrétise noir sur blanc les modalités de mise en œuvre du travail à distance pour les agents mais aussi par une sensibilisation des agents à ce qu’est le télétravail.

2 – Un manque d’équipements informatiques

La mise en place du confinement puis l’incitation à renforcer toujours plus le télétravail a mis les collectivités au pied du mur. Si dans un premier temps, beaucoup ont eu recours au « système D », la pérennité de la situation force de nombreuses collectivités à repenser leur système d’information et leur organisation pour faciliter le déploiement du télétravail à grande échelle. En effet, la dotation en matériel informatique est un enjeu central : l’agent en télétravail doit pouvoir disposer d’un équipement similaire à celui de son lieu de travail physique (ordinateur, outils bureautiques, téléphone, antivirus, accès aux logiciels etc.). Cela peut passer par l’installation de module afin de faciliter l’accès à distance à son poste de travail. Cet équipement doit permettre à l’agent de bénéficier à domicile de la même qualité de vie professionnelle que sur site : accès facilité aux applications métier, maîtrise des usages etc. Toutefois, ceci n’est que la face émergée de l’iceberg pour une collectivité : le déploiement du télétravail demande aussi de nouveaux investissements dans les infrastructures ou encore l’augmentation de la puissance du datacenter. Des coûts cachés qui ont pour objectif d’éviter tout dysfonctionnement et perte de productivité pour les agents. Les outils numériques collaboratifs sont aussi des facilitateurs du travail collaboratif notamment pour accéder rapidement à des documents en mobilité ou mettre en place des circuits de validation.

3 – Faire fi de la sécurité informatique

Dans l’urgence de la mise en place du télétravail, petites comme grandes collectivités ont multiplié l’ouverture d’accès de connexion, soit autant de cibles potentielles pour nos chers hackers. Afin de pallier le principal écueil de cette généralisation soudaine du travail à distance, à savoir le manque d’ordinateurs portables, les collectivités se tournent dorénavant vers la mise en place de VPN ou de postes de travail virtuels accessibles via une simple connexion. Les outils bureautiques collaboratifs comme Office 365 vous permettent de faciliter le travail en équipe en distance tout en sécurisant la sauvegarde et le partage de fichiers par la création de sites Sharepoint dédiés.

Néanmoins, la multiplication des attaques informatiques oblige les directions SI à renforcer leurs infrastructures pour garantir la sécurisation des accès aux applications métier ainsi que la sauvegarde des données hébergées. Si vous souhaitez conserver vos données sur vos propres serveurs, il est essentiel de « durcir » la sécurisation de ces dernières par la mise en place d’une sauvegarde externalisée, dernier rempart pour faire face aux attaques destructrices par rançongiciel. Cela vous permettra de reprendre rapidement vos activités. Pour éviter tout paralysie des services ou perte de données, de plus en plus de collectivités font le choix d’applications métier hébergées dans le Cloud, en se tournant vers des offres éligibles au FCTVA.

Toutefois, les solutions techniques ne sont qu’un des remèdes à ce fléau des cyberattaques : il est impératif de limiter les pratiques à risques du côté des agents. En effet, les télétravailleurs néophytes ne sont plus protégés chez eux comme ils le seraient dans les murs de leurs collectivités. Ils sont exposés au danger des réseaux publics ou particuliers, à la consultation de messages malveillants ou de sites légitimes compromis. La sensibilisation des élus et des équipes est d’ailleurs une des priorités de l’ANSSI pour 2021.

4 - Un manque de circulation de l’information

Le sentiment d’isolement et l’éloignement du collectif ont été un des marqueurs forts relevés lors du premier confinement. Afin de ne pas reproduire les mêmes erreurs et ainsi conserver une culture du travail collectif, il est essentiel de conserver une circulation de l’information. Outre les outils de Gestion Électronique de Documents, vous pouvez mettre en place une messagerie instantanée entre agents ou encore organiser des webconférences via Office 365 ou les outils sélectionnés par le Ministère.

5 – Un management indifférencié entre le travail sur site et à distance

La crise sanitaire et systémique que nous traversons aura-t-elle raison du management vertical d’usage dans les collectivités ? En tout cas, au bout d’un an de télétravail quasi ininterrompu, il apparait évident que les encadrants (ou managers) doivent s’adapter afin de maintenir l’engagement, la cohésion et la créativité de leur équipe. Oubliez le bon vieux mail, l’important c’est le dialogue. Par exemple, les encadrants peuvent établir avec l’équipe de nouvelles règles d’organisation qui passent par la mise en place de « rituels » collectifs (Pause-café virtuelle…), de points individuels périodiques etc. Outre la vigilance accrue sur la charge de travail, l’instauration d’une confiance mutuelle est essentielle : il est vrai que la distance oblige à faire confiance et à se concentrer sur les résultats. Pour cela, le manager peut définir des objectifs SMART c’est-à-dire spécifiques, mesurables, atteignables (selon la fonction occupée), réalistes et temporels. Les moyens à disposition de l’agent pour les atteindre devront être partagés avec ce dernier et mis en perspective avec ceux de l’ensemble de l’équipe pour y donner plus de sens. Plus que jamais l’encadrant devra avoir une approche différenciée qui tienne compte à la fois de la personnalité et des problématiques individuelles.

Cette mutation de la culture collective de la fonction publique passe aussi par la formation des managers à ces concepts ainsi qu’à ceux de la responsabilisation, de l’hybridation des modes de travail ou encore du droit à la déconnexion.

6 – L’absence de vigilance face aux signaux d’alerte

L’encadrement du télétravail suppose aussi de porter une attention particulière aux risques psychosociaux ou physiques (comme les Troubles Musculosquelettiques ) qui peuvent en découler : mauvaise posture, douleurs ophtalmiques, perte de sens… En effet, un agent en télétravail est soumis à la même règle qu’un agent sur site : l’employeur doit veiller à la prévention des risques professionnels mais aussi faire respecter les règles du temps de travail par l’agent et sa hiérarchie. Dans la lignée de ces principes d’organisation et de sécurisation et bien qu’il ne soit pas obligatoire, il est recommandé d’organiser un entretien annuel spécifique concernant les modalités d’activités (durée, protection de la santé, la charge de travail, articulation vie personnelle/vie professionnelle, risque d’isolement…) afin de sécuriser l’exercice du télétravail. Dans une logique de pérennité du télétravail, il sera urgent d’anticiper les réponses appropriées à ces nouveaux risques professionnels. La qualité de vie au travail ne doit pas être sacrifiée sur l’autel de la distance.

Penser le télétravail en temps de COVID-19, c’est aussi anticiper l’avenir. Le déploiement à vitesse grand V de ce nouveau mode de travail fait émerger une nouvelle culture du numérique qui amène les collectivités à comprendre qu’elles doivent s’engager dans un vrai processus de transformation digitale. Trois leviers seront indispensables à la mise en place d’un mode de travail hybride : l’organisation de l’environnement de travail à distance, l’acculturation de l’organisation et le soutien aux agents.