GED et dématérialisation : objectif zéro papier dans votre collectivité

Les évolutions réglementaires quant à la dématérialisation des processus et des documents se multiplient. Dernière en date : les demandes d’autorisation d’urbanisme devront être dématérialisées au 1er janvier 2022. Conjugués au développement du travail en mobilité ainsi que du besoin d’un meilleur partage d’information entre élus et agents, ces changements poussent les collectivités à se tourner vers  une solution de Gestion électronique des documents (GED) hebergée en mode cloud.

Aurélie Watieaux, agente administrative de la Mairie de Patay, nous parle de son utilisation quotidienne de la solution BL.GED au sein de la collectivité.

Nous utilisions une solution GED qui nous permettait de stocker le courrier entrant ainsi que les factures sur un serveur. Ce mode de fonctionnement présentait certains inconvénients. D’une part, tous les documents devaient être imprimés avant d’être numérisés et sauvegardés dans la GED, ce qui ne nous permettait pas d’aller vers le zéro papier. D’autre part, il nous était impossible de partager des documents en externe.

La période de confinement que nous avons traversé en 2020 a été l’élément déclencheur. Le développement du travail en mobilité a profondément modifié nos besoins en termes d’accès aux documents, de traçabilité et de sécurité. Seule une solution Cloud pouvait donc répondre à ces nouvelles attentes.

Le choix du logiciel BL.GED proposée par Berger-Levrault est apparue pertinente car nous sommes utilisateurs des progiciels de comptabilité, ressources humaines et de BL.enfance avec lesquels la GED est interfacée, ce qui permet de faciliter par exemple le classement et le traitement des factures. De plus, nous pouvons y déposer des documents depuis la suite Office (Word, Excel, Outlook).

En plus de la chaîne comptable mentionnée précédemment, nous y stockons par exemple les comptes-rendus ou d’autres éléments relatifs aux conseils municipaux. Il nous suffit de les partager aux conseillers via un lien de partage sécurisé auquel seule la personne autorisée à accès.

Mais le grand changement a été fait au niveau du traitement des demandes d’urbanisme. Bien que l’obligation de dématérialisation des formalités d’urbanisme soit prévue pour le 1^er janvier 2022, la Préfecture du Loiret nous a demandé d’anticiper la dématérialisation de ces documents. Nous avions donc besoin de stocker, classer et retrouver facilement les demandes préalables (DP) et demandes de permis de construire qui impliquent la remise de nombreux documents pour la constitution des dossiers. Pour ce faire, nous avons travaillé avec Berger-Levrault sur un plan de classement dédié à l’urbanisme, répondant à nos besoins et qui pourra être dupliqué pour les autres communes.

Et les premiers bénéfices apparaissent au quotidien : la dématérialisation de A à Z des dossiers réduit les délais de traitement, la recherche de documents est facilitée grâce aux métadonnées et au moteur de recherche… Grâce à cette anticipation, nous serons en mesure dès le 1^er janvier 2022 d’envoyer directement les éléments à nos administrés les éléments d’un dossier par mail et pour eux, de ne compléter qu’un seul exemplaire au lieu de cinq.

Utiliser une GED, c’est revoir les modes d’accès aux documents de la collectivité pour les agents et les élus. En les centralisant en un point d’accès unique accessible depuis un simple navigateur internet et ouvert au partage, vous en simplifiez le stockage, l’archivage mais surtout l’accès et la recherche des documents au quotidien.

La possibilité de partager en interne mais aussi en externe les documents en toute sécurité nous a permis de faciliter la communication entre les agents et les élus. La GED nous permet d’annoter les documents pour nos collègues, d’assigner des tâches pour en faciliter le suivi ou de créer des workflow pour faciliter les prises de décisions. Par exemple, il est fréquent que nous envoyions aux conseillers municipaux un lien à consulter. Il leur suffit alors d’accéder à la GED via l’application dédiée disponible sur leur tablette mise à disposition par la municipalité.

Autre avantage : nous équiper d’une solution GED nous a permis d’accélérer la dématérialisation de nos processus et de nos documents, de réduire fortement le nombre d’impressions et ainsi, de tendre vers le zéro papier.

L’utilisation d’une GED au quotidien est bénéfique pour l’archivage, le stockage mais surtout pour faciliter le partage de l’information au sein de la collectivité. Elle a d’ailleurs séduit la trentaine d’agents et d’élus au quotidien, qui ne pourrait plus revenir à l’ancien système.

Elle nous a permis aussi de nous engager dans un mode de travail hybride dont le numérique est le cœur.

Prochaine étape : la digitalisation de nos documents RH. Nous avons une forte attente sur ce projet car il nous permettrait de réduire encore la part d’imprimés dans notre gestion quotidien par la dématérialisation des bulletins de paie ou encore du dossier numérique de l’agent. De plus, nos agents seraient plus autonomes dans leurs démarches et pourraient accéder à ces documents à n’importe quel moment depuis leur domicile par exemple.