Comment réussir sa dématérialisation des bulletins de paie de ses agents ?

Dématérialiser les bulletins de paie de ses 90 agents, tel était l’objectif de l’Abattoir de Limoges Métropole, client du logiciel e.sedit RH. Les équipes RH ont fait le choix du module BL.connect coffre-fort numérique Digiposte proposé en complément de leur logiciel RH .
À l’occasion du 30ème anniversaire du CUSMA, le club utilisateur des logiciels de la gamme e.sedit, nous avons fait le point avec Christine Reyjeaux, Responsable Ressources Humaines de l’Abattoir de Limoges Métropole, sur le choix de dématérialiser ses bulletins de paie avec notre solution et les enseignements tirés de cette expérience. Contexte, avantages du coffre-fort numérique et résultats, Christine Reyjeaux nous dit tout.

Notre besoin était clair : dématérialiser les bulletins de paie. C’est donc tout naturellement qu’en tant qu’utilisateur de la solution e.sedit RH, nous nous sommes tournés vers Berger-Levrault et avons choisi d’être site pilote pour cette offre. En effet, lors de cette phase pilote, nous avons été accompagnés pas à pas par vos équipes, du paramétrage, à la formation, jusqu’à l’utilisation finale dans le respect d’un planning défini à l’avance.

La première étape a été de définir avec Berger-Levrault nos besoins. Un planning de déploiement à distance du projet a été établi avec des dates, des rendez-vous et différentes étapes à formaliser tant du côté service RH que du côté de Berger-Levrault.

De notre côté, notre premier travail a été de récupérer l’ensemble des adresses mails de nos agents : nous avons édité des courriers d’information, afin d’informer nos agents sur la mise en place de la dématérialisation du bulletin de paie à l’aide de la trame fournie par Berger-Levrault ainsi que des modes opératoires pour expliquer aux agents ce qu’est le coffre-fort numérique et comment ils allaient pouvoir dorénavant récupérer leur bulletin de paie de manière dématérialisée (ce kit de communication interne est fourni par Berger-Levrault, ndlr). Nous avons choisi de remettre à l’ensemble de nos 90 agents un document pour recueillir leur consentement à recevoir le bulletin de paie par voie électronique ainsi que leurs adresses emails personnelles. (Les adresses mail professionnelles peuvent être utilisées lors de la création des coffres-forts. L’agent choisira de la remplacer par une adresse mail personnelle lors de sa première connexion s’il le souhaite, ndlr). Aucun agent n’a refusé la dématérialisation du bulletin de paie : sur 90 agents, seuls deux ont encore un bulletin papier car ils n’ont pas d’adresses mails. Les adresses emails ont été ensuite saisies individuellement dans chaque dossier agent dans notre logiciel RH.

L’équipe Berger-Levrault a ainsi pu s’occuper de la mise en place initiale, à savoir la mise en service du connecteur ainsi que la création des coffres-forts pour chacun des agents : sa compétence et son professionnalisme ont permis de la mener à bien, tout comme l’ensemble du projet.

Ainsi, lors de la clôture de la paie, les bulletins de salaire sont automatiquement déposés dans les coffres-forts numériques de chaque agent. (Pour les agents ayant refusé le bulletin de paie dématérialisé ou n’ayant pas communiqué d’adresses mails, un PDF est généré depuis e.sedit RH afin de les distribuer au format papier, ndlr). Un système d’alerte nous informe du dépôt des bulletins de paie dans chaque coffre-fort numérique.
Lors des premières éditions de bulletins par voie électronique, nous avons réalisé des vérifications parmi nos 90 agents et nous n’avons rencontré aucun problème !

Côté service RH, le déploiement nous a permis de gagner du temps et de faire des économies financières. Comme je l’ai dit plus haut, la dématérialisation des bulletins de paie est totalement intégrée au cycle de paie : les bulletins de salaire sont distribués automatiquement dans les coffres-forts de chaque agent à la clôture de la paie. Résultat : nous ne faisons plus d’impressions, de mises sous pli et de distribution de bulletins de paie au format papier, alors que c’était notre politique avant la mise en place du coffre-fort numérique.

Côté agents, la transition s’est bien passée : le courrier d’information et le mode opératoire a permis à chacun de se connecter facilement et rapidement à son espace personnel. En plus, il n’y a plus de perte de documents : tout est réuni dans un seul dossier personnel digital, facilement accessible et sécurisé. Fini les formats papier qui s’égarent, ce qui arrivait souvent dans notre structure. Cela facilite le transfert des documents à d’autres organismes administratifs. On est gagnant des deux côtés !

Sans aucune hésitation ! Le bulletin de paie dématérialisé présente de nombreux avantages déjà cités et BL.connect coffre-fort numérique Digiposte est un outil simple et pratique à utiliser.