La GED, un premier pas vers la dématérialisation

Les collectivités gèrent quotidiennement un volume important de documents au format papier (courriers entrants, factures fournisseurs, décisions et actes administratifs, etc.). C’est ce qui a poussé la Communauté de Communes du Pays de Trie et du Magnoac, intercommunalité de 50 communes située dans les Hautes-Pyrénées (65) à se tourner vers une solution de Gestion électronique des documents (GED) lui permettant de gérer l’ensemble des courriers entrants ainsi que les documents internes.

Maryline Lamas, agent administratif de l’intercommunalité et utilisatrice pilote de la solution, revient sur 6 mois d’utilisation de la solution BL.GED au sein de la collectivité.

Nous utilisions depuis quelques années une solution de gestion de courriers entrants, dont le contrat arrivait à échéance. Comme nous sommes déjà client Berger-Levrault pour les solutions e.magnus RH et e.magnus gestion financière évolution, nous avons tout naturellement interrogé les équipes de l’éditeur pour savoir s’il proposait une solution similaire, capable de stocker et d’archiver l’ensemble des documents reçus par la collectivité. C’est ainsi que, depuis janvier 2021, nous avons fait le choix du logiciel BL.GED pour notre communauté de communes.

Tout d’abord, BL.GED est un outil ergonomique et intuitif dès la première utilisation : la navigation dans les menus ou tableaux de bords permet de se repérer facilement.

Au quotidien, le logiciel nous permet de centraliser tous les courriers entrants et les documents internes à la collectivité. Tous les documents papier ou numérique, comme les emails ou les fichiers PDF sont déposés à tout moment dans la GED. Il peut s’agir des délibérations prises par l’organe délibératif et visées par la Préfecture, mais aussi de documents liés à la gestion du personnel (arrêts de travail, contrats de travail visés), ou encore à la gestion des locations de notre parc d’appartements, aux véhicules etc. Cet archivage sécurisé nous fait gagner un temps précieux lorsque nous recherchons un document.

L’atout majeur du logiciel BL.GED, c’est son plan de classement pré-paramétré très riche. Nous n’avions rien de comparable dans la solution que nous utilisions jusqu’alors. Ici, le plan de classement est détaillé, organisé en dossiers et sous-dossiers, ce qui facilite le classement et la recherche de documents. Au départ, je m’appuyais sur le tableau fourni par Berger-Levrault pour m’y retrouver, prendre de bonnes habitudes et faire preuve de rigueur afin de classer correctement les documents de la collectivité. En tant que site pilote, j’ai d’ailleurs pu apporter « mon œil d’expert » pour faire un premier tri dans les éléments proposés afin que le plan de classement soit adapté aux compétences d’une intercommunalité : par exemple, le « dossier » dédié à l’État civil, dont nous n’avons pas l’utilité, a été supprimé. Après quelques semaines d’utilisation, les habitudes étaient prises et le plan de classement est devenu un vrai facilitateur du quotidien. Ainsi, lorsqu’on recherche un document pour une collectivité précise parmi les 50 communes rattachées à notre communauté de communes, il est classé dans le dossier dédié à celle-ci et nous savons exactement à qui nous devons l’adresser.

Le premier et non des moindres c’est le gain de temps dans la recherche de documents. Plus besoin de rechercher la version papier d’un document : en quelques clics, on peut le retrouver facilement dans BL.GED car tout y est centralisé et accessible en temps réel. La numérisation et le classement des documents dans la Gestion électronique des documents réduit aussi les risques de perte de documents papier tout en simplifiant leur diffusion entre agents. En plus, comme il s’agit d’un logiciel en mode SaaS, chacun peut y accéder avec ses propres identifiants depuis n’importe quel poste.

Comme nous sommes une petite communauté de communes qui compte 4 agents administratifs, je voulais avoir une bonne connaissance du logiciel BL.GED avant de le déployer auprès de mes collègues. Prochainement, cette solution de Berger-Levrault sera déployée au niveau de la gestion financière afin que les factures soient intégrées directement en version dématérialisée depuis notre progiciel e.magnus gestion financière évolution (BL.GED y est intégrée nativement, ndlr). En effet, les factures représentant le plus gros volume de documents papier à traiter.

Une fois qu’on a commencé à utiliser le logiciel BL.GED, le gain de temps est tellement évident qu’on ne peut plus s’en passer !