Pourquoi mettre en place un portail RH dans votre collectivité ?

Alors que, depuis les années 2000, les efforts des collectivités s’étaient concentrés sur l’amélioration de l’expérience citoyen via le développement de services en ligne de qualité, ces dernières sont de plus en plus confrontées aux attentes de leurs agents, qui ont aussi besoin d’infrastructures et d’efficacité au quotidien. Ainsi, les agents sont demandeurs de plus de suivi et d’autonomie quant à la gestion de leurs données, de leurs demandes administratives ou leur suivi de carrière. 

Commençons par une petite définition. Le portail RH est une plateforme dématérialisée, faisant partie intégrante de votre logiciel SIRH. Cet outil puissant met à disposition des agents, responsables de service et du service RH de nombreuses fonctionnalités et moyens pour faciliter l’accès aux données liées à la gestion administrative du personnel.

Cet espace dématérialisé et décentralisé permet d’automatiser de nombreuses tâches liées à la gestion des ressources humaines afin d’en assurer un suivi efficace et de fluidifier les échanges tripartites (entre les agents, les responsables de service, le Directeur des Ressources Humaines).  

Atout de taille pour le responsable des ressources humaines, ce self-service RH s’adapte aux habitudes numériques des agents en offrant la possibilité aux membres de vos équipes d’entrer dans une démarche active de gestion de leur carrière.  

Fer de lance de l’amélioration de « l’expérience collaborateur », la mise en place d’un portail RH dédié à chaque agent va aussi dans le sens des objectifs fixés par la feuille de route SIRH 2022, qui incite les collectivités territoriales à accélérer la digitalisation de leurs processus RH. En effet, cet espace participe à la mise en œuvre et au pilotage des enjeux RH en rendant accessibles aux différents acteurs des services dématérialisés de manière sécurisée grâce à un système de droits d’accès. 

En effet, le portail RH offre aux collaborateurs :    

• plus d’autonomie au quotidien grâce à un espace sécurisé et accessible 24h/24 via une simple connexion internet sur ordinateur, mobile out tablette. Depuis cet espace personnel, l’agent pourra gérer ses données personnelles, effectuer des demandes de congés, formation ou encore accéder facilement aux documents internes ou/et à son dossier individuel ;  
• un outil de dialogue en continu avec le service RH : par exemple, un assistant interactif (type chatbot) peut être utilisé  pour offrir aux agents un premier niveau de réponse homogène et instantané 24h/24.

Si elle permet à l’ensemble des agents d’entrer dans une démarche active de gestion de leur quotidien et de leur carrière, la plateforme collaborative se révèle être aussi un atout pour :  

• les responsables de service :  
  • la « vue manager » facilite le suivi des membres de son équipe par des responsables de service qui valident directement les demandes réalisées dans le Portail RH. Les informations ainsi regroupées rendent la gestion des équipes plus confortables et fluidifient les échanges au sein des équipes ;
  • un tableau de bord et des indicateurs clairs permettent de soutenir les managers souhaitant guider les agents dans leur travail et leurs apporter des réponses concrètes.
•  le service des ressources humaines :  
  • Les demandes des agents redescendent dans votre logiciel RH en mode SaaS ou en local pour un traitement optimisé. Les tâches administratives chronophages sont ainsi réduites et vos gestionnaires de l’administration du personnel peuvent se recentrer sur des tâches à valeur ajoutée ;  
  • Des données centralisées au sein d’un même outil : fini la collecte d’informations auprès d’intervenants multiples, l’accès à des données consolidées permet de connaître la situation RH des équipes de la collectivité à tout moment.

Par exemple, lorsqu’un agent réalisera une demande de congés, son manager la validera directement dans l’outil, ce qui déclenchera une information au service RH. Grâce à ce flux entièrement dématérialisé, notifications et demandes de validation se déclencheront automatiquement. Les sollicitations du service RH s’en trouvent ainsi réduites permettant aux gestionnaires de se reconcentrer sur leur cœur de métier : le capital humain.  Côté agent, le portail RH permet d’offrir aux collaborateurs une meilleure expérience au quotidien tout en renforçant leur sentiment d’appartenance.  

Interface unique et personnalisée, le portail RH doit offrir une vue 360° sur les documents et demandes de chaque agent. Ce self-service RH est un système basé sur la confiance qui a pour but d’alléger la charge de travail des gestionnaires RH. Il est donc indispensable que votre portail RH comporte : 

• Les informations personnelles de l’agent : coordonnées, IBAN, situation familiale…
• La mise à jour de ces informations personnelles par l’agent : déclaration changement de situation familiale, de naissance, …
• Un outil d’échange et de demandes : demande d’absences, demandes de congé parental, disponibilité, temps partiel, droits supplémentaires avec un suivi du processus de validation en temps réel.
• La récupération des pièces justificatives lors de la saisie des demandes et le classement de ces pièces dans le dossier de l’agent dans le logiciel SIRH et dans votre GED.
• L’accès au planning de l’équipe : présence/absence

Disponible avec les logiciels RH/SIRH en mode SaaS ou en local e.sedit RH et BL.RH, BL.monPortail RH a été conçu pour répondre aux attentes des agents, des responsables de service et des gestionnaires RH.

En effet, la solution s’inscrit dans une démarche d’amélioration du quotidien des agents et s’appuie sur : 

• un portail intuitif dédié à chaque rôle;   
• un outil qui communique en permanence avec les autres “briques” de vos logiciels SIRH; 
• un espace personnalisé et sécurisé accessible à tout moment.  

La mise en place d’un portail RH au sein de votre collectivité impacte positivement la relation entre les agents et le service RH. Il offre la possibilité de déployer de nouvelles pratiques tout en permettant de gagner en efficacité au quotidien. Le portail RH est donc un outil essentiel dans l’organisation et le pilotage du changement pour les DRH. Il apparait aussi comme un adjuvant indispensable pour offrir une expérience de qualité à l’ensemble des collaboratrices et collaborateurs.